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Livello superiore:Consultazione di bolle e fatture emesse

La procedura di modifica dei documenti (Bolle e Fatture) presenti in archivio e' consentita dal programma numero 2 del menu' di “Emissione Documenti”; questo programma visualizza tutti i documenti in archivio, ordinandoli con i criteri seguenti:

1) I documenti relativi ad uno stesso cliente o fornitore sono visualizzati di seguito; i “tasti-pagina” permettono cosi' la consultazione rapida di tutti quelli relativi ad una stessa ditta.

2) Nell' ambito dei documenti relativi ad una stessa ditta vi e' una suddivisione in base al codice di tipo documento; in tal modo si avranno, ad esempio, prima le bolle, poi le fatture normali, poi quelle accompagnatorie e cosi' via.

3) Nell' ambito della suddivisione del punto (2) i documenti sono ancora ordinati in base alla data di emissione.

La tipologia delle videate presentate da questo programma e' la stessa gia' descritta per il programma numero 1 del menu' in esame, descritto al paragrafo “Emissione Bolle e Fatture”. Per ciascun documento, pero', questo programma presenta 3 dati in piu', visualizzati in un campo in alto a destra della videata, come indicato dagli indicatori (@1), (@2) e (@3) nella figura 01, il cui significato e' specificato nel seguito.

                      No        del             @1  /@2   /@3        
Destinatario                                                         
Riferimenti Destinatario            Nostri Riferimenti               
Ordine                 /            NoOrdine                /        
Nostro codice                       Codice Commessa                  

No * Codice Articolo Descrizione Quantita” Un.M.

Figura 01. Informazioni aggiuntive in display documenti

( @1 )

Il dato visualizzato, eventualmente, in questo campo e' diverso secondo il tipo di documento a video:

Bolla: Compare una “S” se essa e' stata gia' fatturata mentre se non compare alcun carattere essa puo' ancora esserlo; il carattere “N” indica che la bolla e' stata eliminata in modo definitivo dal prospetto delle bolle fatturabili, specificando appunto “N” nella colonna “FATTURA S/N” (Vedi paragrafo “Selezione delle Bolle da Fatturare” del presente capitolo).

Fattura registrata manualmente (con il programma 1 del menu' “emissione documenti”): Compare una “S” se il documento e' stato gia' contabilizzato.

Fattura differita generata con il programma 4: Vedere la tabella della figura seguente.

Indicatori    Significato                                            
  S           Generata con opzione "S" e non ancora contabilizzata   
  R           Generata con opzione "R" e non ancora contabilizzata   
  L           Generata con opzione "L" e non ancora contabilizzata   
  A           Generata con opzione "A" e non ancora contabilizzata   
S S           Generata con opzione "S" e gia' contabilizzata         
S R           Generata con opzione "R" e gia' contabilizzata         
S L           Generata con opzione "L" e gia' contabilizzata         
S A           Generata con opzione "A" e gia' contabilizzata         

Figura 02. Indicatori campo (@1) per fatture generate “in automatico”

( @2 )

In questo campo, per i documenti accompagnatori che generano movimenti di magazzino (bolle e fatture accompagnatorie), e' riportato il NUMERO DI REGISTRAZIONE a magazzino, utile per la ricerca di tali movimenti nell' archivio relativo, mediante il programma 2 del menu' “Magazzino” (Tasto funzione <F9>).

( @3 )

Qui e' indicato, per le fatture contabilizzate, il NUMERO DI REGISTRAZIONE IN CONTABILITA', che consente la visualizzazione dei movimenti contabili legati al documento, mediante il programma numero 4 del menu' “Contabile”.

Come gia' detto, le altre informazioni relative alle videate della procedura di consultazione documenti non differiscono da quelle gia' descritte nel paragrafo “Registrazione Bolle e Fatture”. Vi sono, invece, alcune differenze riguardo ai tasti funzione attivi, che sono:

< Pgdn >

Fa comparire la pagina seguente del display; ad ogni pagina corrisponde un documento emesso.

< Pgup >

Fa comparire la pagina precedente del display.

< Home >

Fa comparire la prima pagina della tabella.

< End >

Fa comparire l' ultima pagina.

< Freccia-giu' >

Fa comparire le 7 righe seguenti per il documento a video (se ve ne sono).

< Freccia-su' >

Fa comparire le 7 righe precedenti per il documento a video (se ve ne sono).

< 1 >

Fa comparire la videata 1 della fattura a video.

< 2 >

Fa comparire la videata 2 della fattura a video.

< 3 >

Fa comparire la videata 3 della fattura a video.

< 4 >

Fa comparire la videata 4 della fattura a video.

< Del > < Canc >

Modifica della videata: il cursore si posiziona sul primo campo modificabile in alto a sinistra; con i tasti direzionali e' poi possibile selezionare gli altri campi a video per digitare le variazioni che si desidera apportare. Questa procedura di modifica termina quando il cursore viene diretto “al di fuori” della cornice che contiene i dati visualizzati.

NOTA BENE:

Vedere nel seguito le considerazioni ulteriori in merito alla modifica dei documenti emessi.

< F9 >

Premendo questo tasto si attiva la ricerca documenti in archivio mediante il codice cliente fornitore destinatario. Il paragrafo “Ricerca Documenti per ditta” descrive nel dettaglio il funzionamento di questa procedura.

< F10 >

Premendo questo tasto si attiva la ricerca documenti in archivio mediante il numero del documento stesso. Il paragrafo “Ricerca Documenti per Numero” descrive nel dettaglio il funzionamento di questa procedura.

< Help >

Premendo “h” compare a video una videata riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;

< Esc >

Uscita dal programma descritto; viene ripresentato il menu' “Emissione Documenti”.

Relativamente alla funzione di modifica dei documenti emessi (ed anche eventualmente stampati) offerta da questo programma, occorre tenere conto che:

1) I movimenti di magazzino eventualmente collegati al documento (se trattasi di bolla di accompagnamento o di fattura accompagnatoria) non vengono modificati in modo coerente con la modifica fatta a video, se questa interessa i codici degli articoli, le quantita' rispettive o altri dati presentati dall' archivio di movimentazione (programma 2 del menu' “Magazzino”).

2) La giacenza degli articoli movimentati (in “scarico”) da bolle e fatture accompagnatorie non viene modificata in relazione alle variazioni fatte a video con questo programma.

3) Se la registrazione di fatture (normali e accompagnatorie) determina un aggiornamento conseguente della valorizzazione di magazzino, non si ottiene una rettifica della stessa in relazione alla modifica di tali documenti effettuata con la procedura di modifica appena descritta.

4) La modifica di documenti gia' “passati in contabilita'” non implica l' aggiornamento automatico della base dati contabile: questo deve essere fatto mediante la procedura di revisione contabile, programma numero 4 del “Menu' Contabile Principale”. (Utilizzando il NUMERO DI REGISTRAZIONE CONTABILE del documento che si modifica, visualizzato in alto a destra nella videata, nel campo (@3)).

5) Tutte le modifiche fatte sui documenti nel modo descritto in questo paragrafo devono tenere conto del fatto che i documenti medesimi possono essere stati gia' stampati.

Il metodo piu' rigoroso per intervenire in modifica sulla base dati dei documenti emessi, in relazione alle osservazioni fatte, e' sicuramente quello di utilizzare la funzione descritta nel paragrafo “Annullamento Documenti” del capitolo sulle procedure di utilita' per il modulo di emissione bolle e fatture; dopo aver effettuato l' annullamento di un documento con tale funzione, infatti, e' possibile ri-registrarlo con i dati desiderati.

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