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Livello superiore: Predisposizione all'uso del modulo contabile

Per attivare questo programma l' utente deve selezionare l' opzione 2 del menu' denominato “gestione codifiche contabili”; La funzione delle causali contabili consiste nel suddividere le registrazioni di primanota in base alle caratteristiche desiderate e automatizzare la procedura stessa di registrazione contabile; infatti, come si vede dal programma 1 del menu' contabile principale, selezionando una certa causale a video compaiono subito tutti i conti possibili, in dare e in avere, previsti a livello di codifica della causale data.

La videata principale del programma e' quella riportata in figura 09; in essa, per ogni causale inserita sono presentati i seguenti dati:

Codice Causale

E' un codice di 5 caratteri che identifica la causale a video e viene selezionato in fase di registrazione.

Descrizione

E' la descrizione della causale, che compare a video, in alto nella fase di registrazione.

Documento Emesso da registrare entro 15 gg

In corrispondenza di questo campo l' utente puo' inserire il valore “S”, “N” oppure lasciare vuoto (blank) lo spazio dato; Il programma di registrazione contabile, normalmente, esige che i documenti per i quali si ha un CLIENTE IN DARE abbiano una data di registrazione successiva alla data del documento al massimo di quindici giorni; in alcuni casi l'utente puo' desiderare l' aggiramento di questo vincolo e per fare cio' e' sufficiente che vi sia, nella causale usata, il valore “N” in questo campo; se il campo “blank” il programma assume, per default, “S”.

Conti Dare

Alla causale e' possibile associare fino a cinque possibili conti in dare, identificati mediante il codice relativo del piano dei conti (sono ammessi, indifferentemente, codici di mastro, conto e sottoconto). Per imputare questi codici sono utilizzabili i tasti funzione <F1><F2> e<F3> che consentono la ricerca interattiva. I conti predisposti in questo modo per la causale, come gia' detto, compariranno automaticamente a video al momento della registrazione, quando sara' selezionata quella causale; In ogni caso, pero', l' utente potra' variare ancora tali codici a video, decidere di non movimentarli o inserire altri articoli di primanota; In sostanza, quanto predisposto in questa fase di codifica NON E' VINCOLANTE A LIVELLO DI REGISTRAZIONE

Descrizione Conti Dare

In questa colonna il programma visualizza le descrizioni dei codici di conto selezionati di fianco, su ciascuna riga; tali descrizioni compaiono nel momento in cui l' utente conferma, premendo “Invio” un certo codice che ha appena inserito o variato; Nel momento in cui si visualizza una causale, all' inizio della consultazione o mediante i tasti-pagina, queste descrizioni non compaiono: occorre semplicemente premere il tasto<F10>.

Descrizione Movimenti

In questa colonna l' utente specifica, per ciascun conto, la descrizione che SULLA STAMPA DEL GIORNALE BOLLATO accompagna il movimento di tale conto nell' ambito della registrazione effettuata con quella causale.

Conti Avere

Valgono le stesse considerazioni fatte per l' analogo campo della sezione Dare

Descrizione Conti Avere Idem come sopra

Descrizione Movimenti

Idem come sopra

Codice Causale: ....................                                 
Descrizione: .......................                                 
Documento Emesso da registrare entro 15 giorni: .......     [ S/N ]  
No Conti Dare   Descrizione Conti Dare          Descriz. Movimenti   
1.                                                                   
2.                                                                   
3.                                                                   

4.                                                                   
5.                                                                   
No Conti Avere  Descrizione Conti Avere         Descriz. Movimenti   
1.                                                                   
2.                                                                   
3.                                                                   
4.                                                                   

5.                                                                   

Figura 09. Videata del programma di codifica causali contabili

Tasti funzione abilitati sulla videata di figura 09, per la codifica delle causali contabili

< Pgdn >

Fa comparire la pagina seguente del display; se ci si trova gia' sull' ultima pagina, allora ricompare la prima.

< Pgup >

Pagina precedente del display

< Home > < End >

Fa comparire la prima pagina Fa comparire l' ultima pagina

< Ins >

Aggiunta codice di CAUSALE CONTABILE nella tabella a video; Il funzionamento di questa procedura di inserimento e' standard: la videata viene “ripulita” e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove l' utente inserisce, appunto il codice della causale in questione; premendo “Invio” o “Freccia Giu” o “Freccia Destra”, poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti, descritti in precedenza; inserito il valore desiderato per l' ultimo campo, comparira' il messaggio: “SEGUE NUOVO CODICE CAUSALE ?” L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore “al di fuori” della cornice contenente i dati per la causale, (premendo ad esempio “Freccia Su” o “Freccia Indietro” sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda “SEGUE UN ALTRO CODICE CAUSALE ?” In questo caso l' utente puo' premere “N” ed in tal modo la causale che stava inserendo rimane a video; allora premendo il tasto <Cancel> o <Delete> e' possibile seguitare la fase di inserimento dati sulla stessa causale.

< Del > < Cancel >

Modifica della videata; se a video e' correntemente visualizzata una causale, allora il cursore “entra” nella cornice che racchiude tali dati; l' utente puo' selezionare il campo che desidera modificare mediante i tasti “Freccia” e il tabulatore; Il codice causale non puo' essere modificato (in questo caso la causale deve essere cancellata e reinserita); questa fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore “al di fuori” della cornice della videata.

< Help >

Premendo “h” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;

< F2 >

Cancellazione codice a video; premuto questo tasto compare, in alto a sinistra, una freccia; premendo allora il tasto “BackSpace” si conferma la cancellazione della causale indicata dalla freccia, mentre con “Invio” si ritorna al punto precedente senza cancellare alcun dato.

NOTA BENE:

E' fortemente sconsigliabile cancellare una causale che e' gia' stata usata in fase di registrazione contabile, a meno che non si cancellino preventivamente tutte le registrazioni in cui essa e' stata usata.

< Esc >

Uscita dal display delle causali contabili; si “ritorna” al menu' di gestione codifiche contabili.

< F10 >

Descrizione conti a video: premendo questo tasto il programma presenta a video, nella colonna di “descrizione conti” quanto associato a ciascun codice di conto precedentemente inserito.

Annotazioni sulla codifica e sulla gestione della tabella causali contabili

E' consigliabile inserire un numero non troppo alto di causali, anche per il fatto che su ciascuno dei libri IVA codificati (vedere il paragrafo seguente) vi e' un limite per quanto riguarda il numero massimo di causali contemplate; inoltre, come gia' accennato, sulla causale e' possibile specificare anche dei codici di Conto o Mastro anziche' di Sottoconto; tali codici, in fase di registrazione, possono poi essere meglio precisati utilizzando il SottoConto opportuno.

Ciascuna causale deve identificare un gruppo omogeneo di registrazioni per cio' che concerne la contabilita' IVA; si intende che tutte le registrazioni effettuate con una certa causale devono comparire sul medesimo Libro IVA, oppure non devono comparire su alcun libro IVA.

E' sempre possibile, nei limiti consentiti dalla tabella, aggiungere nuove causali, anche se sono gia' state effettuate delle registrazioni contabili; occorre invece essere molto cauti nel CANCELLARE causali dalla tabella: se una causale e' gia' stata usata in qualche registrazione essa non deve essere cancellata, a meno che vengano prima cancellate tutte le registrazioni di primanota che la utilizzano.

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