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Per attivare questo programma l' utente deve selezionare l' opzione 1 del menu' denominato “GESTIONE CODIFICHE CONTABILI”; a questa opzione corrisponde un programma il cui utilizzo, descritto nel seguito, e' possibile non solo nella fase preliminare alle registrazioni contabili ma anche successivamente, ogni qualvolta si desideri inserire nuovi codici di conto o consultare semplicemente la codifica del piano dei conti.

Attivato il programma, all' utente compare innanzi tutto la videata riportata in figura 04, ove egli deve semplicemente confermare, premendo “Invio”, il codice dell' esercizio appena aperto;

  Esercizio                                     ...
  Richiesta Inserimento/Cancellazioni/Modfiche  ... [ S/N ]
  Conferma [ S/N ]                              ...            

Figura 04. - Videata iniziale del programma di codifica piano dei conti

Successivamente compare la videata di figura 05, che e' quella di consultazione del piano dei conti; su questa videata, come indicato dallo “status” indicato alla base del video, sono attivi i seguenti tasti funzione:

< Pgdn > < Pgup > < Home > < End >

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< F6 >

STAMPA PIANO DEI CONTI

< F10 >

RICERCA SOTTOCONTO (CONTO O GRUPPO) il codice da ricercare viene poi specificato in seguito, in un campo che compare alla base del video.

< Ins >

INSERIMENTO NUOVI CODICI. La procedura di inserimento viene descritta in dettaglio nel seguito.

< Del > < Cancel >

Modifica della videata. Premendo questo tasto il cursore consente la modifica dei dati (se ve ne sono) all' interno della “cornice” della “mappa video”; e' possibile modificare solo la descrizione dei conti e gli “indicatori” o “flags” associati; il significato di tali “flags” e' meglio spiegato nel seguito. Per variare un codice del piano dei conti occorre cancellarlo e reinserirlo; per variare gli importi dei conti invece bisogna correggere le registrazioni contabili che hanno determinato gli importi correnti.

< F2 >

Cancellazione codice di conto fra quelli a video; il codice da cancellare viene poi specificato in seguito, in un campo che compare alla base del video. E' errato cancellare un codice con importi dare avere non nulli (diversi da zero) oppure cancellare un codice di mastro senza avere cancellato prima tutti i codici di conto relativi; analogamente e' errato cancellare un codice di conto senza avere prima cancellato tutti i sottoconti relativi.

< Help >

Digitando “h” compare una videata di “help”.

< ESC >

Uscita dal display del piano dei conti.

      Codice       Descrizione                     Flags       P r o g r e s s i v i  
                                                                  dare        avere 
      .........    ...........................     .. ..        .........   .........   
      .........    ...........................     .. ..        .........   .........   
      .........    ...........................     .. ..        .........   .........   
      .........    ...........................     .. ..        .........   .........   
     
      (1) D/A anno   (2) D/A periodo   (3) Saldi anno     (4)Saldi per.   (5/6) Varie

Figura 05. - Videata “base” di consultazione del piano dei conti

Dettaglio sulla funzione di inserimento di codici nel piano dei conti

La funzione di inserimento, come gia' detto, si attiva premendo il tasto <Ins>; compare allora la videata riportata nella figura seguente (06).

               INSERIMENTO CODICI NEL PIANO DEI CONTI                
Tipo di Codice da inserire          .......    M=Mastro C=Conto S=Sottoconto  
  
Codice                              ...........................   MM      Mastro 
Formato del codice                 MMCCSSSSSSS                    CC      Conto      
                                                                  SSSSSSS SottoConto
                                                                  
Descrizione                         ......................  
                                 
Patrimoniale / Economico            .........     [ P/E ]   
Attivita'/Passivita'/Transitorio    .........     [ A/P ]                    
Clienti/Fornitori/Iva               .........     [ C/F/I ] (Blank=Generico) 
Aggancio a gestione cespiti         .........     [ S/N/Blank ]
   
Conferma [S/N] ...................     < ESC > = Fine lavoro         

Figura 06. - Videata di inserimento codici del piano dei conti

Nella videata di inserimento, per ogni codice che si inserisce, occorre specificare i seguenti dati:

Tipo di Codice da inserire

Il piano dei conti e' strutturato su tre livelli; al primo livello vi sono i MASTRI, il cui codice e' di due caratteri di lunghezza; al secondo livello in CONTI i cui codici sono invece di 4 caratteri, di cui i primi due sono uguali al codice del mastro cui appartengono; al terzo livello, infine, vi sono i SOTTOCONTI, il cui codice completo puo' essere da un minimo di 5 a un massimo di 11 caratteri; i primi 4 identificano il conto a cui il sottoconto appartiene. Prima di inserire un codice di conto deve essere inserito il codice del mastro relativo e prima del codice di sottoconto il codice del conto a cui appartiene. L' utente in questo campo digita “M”, “C” o “S” dipendentemente dal proposito di inserire, rispettivamente, un codice di mastro, conto o sottoconto.

NOTA BENE:

Nel presente manuale il termine “conto” puo' indicare in modo generico un codice di mastro conto o sottoconto, ove non sia significativa la distinzione fra questi tre tipi di codice.

Codice

Qui deve essere specificato il codice che si desidera inserire nel piano dei conti, dipendentemente da quanto specificato nel campo precedente; a video, nella riga seguente viene indicato il “formato” del codice, ossia la tabulazione in esso dei caratteri relativi a MASTRO, CONTO e SOTTOCONTO.

Descrizione

Viene digitata in questo campo la descrizione da associare al codice precedentemente specificato; come gia' detto, tale descrizione puo' anche essere modificata nel seguito.

Patrimoniale/Economico

L' utente, quando inserisce un codice di MASTRO, ossia ha digitato “M” nel primo campo in alto della videata, deve qua digitare “P” o “E” secondo che il mastro in questione appartenga allo stato patrimoniale o al conto economico; questo dato non viene richiesto quando si inseriscono CONTI o SOTTOCONTI. Nella videata principale del programma questo primo “flag” compare appena a destra della colonna relativa alle descrizioni dei conti ed e' modificabile successivamente (a livello, naturalmente, di mastro).

Attivita'/Passivita'/Transitorio

Campo non obbligatorio in cui puo' essere definito il tipo di conto che si sta creando “A” attivo, “P” passivo.

Clienti/Fornitori/Iva

Questo e' il secondo “flag” associato ai codici del piano dei conti; esso indica come deve essere trattato il conto a livello di gestione della contabilita' Iva e clienti/fornitori. L' utente deve inserire un carattere che puo' essere “C”,”F” o “I”, nei casi indicati nella tabella di figura 07.

Aggancio a gestione cespiti

In caso sia utilizzato il modulo per la Gestione Cespiti si puo' definire quali sono i conti che sono collegati a tale gestione.

Conferma S/N

Digitando “S” e “Invio” si avvia la procedura di inserimento nel piano dei conti dei dati a video; viceversa con “N” e “Invio” il cursore si riposiziona sul primo campo della videata. In questa fase il programma, prima di procedere all' inserimento, esegue alcuni controlli cui possono corrispondere dei messaggi di errore (riportati in fig.08); se invece tutti i dati a video sono corretti la videata viene “ripulita” e il cursore si riposiziona sul primo campo dall' alto.

Premendo <Esc> si ritorna alla videata precedente che e' quella principale del programma di codifica piano dei conti; l' ultimo codice inserito (se ne sono stati inseriti) deve comunque essere stato confermato con “S” e “Invio” prima di premere <Esc>; in caso contrario esso non verra aggiunto al piano dei conti.

 (F) Si inserisce "F" per indicare il CONTO ( liv. 2 ) sintetico    
 dei fornitori; questo carattere indichera' al sistema i mo
 vimenti di primanota da associare allo scadenziario passivo
 e alla contabilita' fornitori.         
 
 (C) Si inserisce "C" per indicare il CONTO ( liv. 2 ) sintetico    
 dei  clienti;  questo carattere indichera' al sistema i mo     
 vimenti di primanota da associare allo  scadenziario attivo    
 e alla contabilita' clienti. 
 
 (I) Indica un conto che,  nelle registrazioni di primanota, to     
 talizza l' IVA  che deve poi essere versata o detratta; so     
 litamente si inserisce  tale valore sui sottoconti IVA VEN     
 DITE e IVA  ACQUISTI ( o assimilati di Iva vendite come iva    
 corrispettivi ).                                               

Figura 07. - Valori possibili per indicatore 2 del piano dei conti

SPECIFICARE CODICE CONTO                                             
  Non e' stato specificato il codice che si desidera inserire;       
  questo deve essere fatto nel secondo campo della videata.          
CODICE GIA' INSERITO: xxxxxxxxxxx                                    
  Nel piano dei conti esiste gia' un codice uguale a quello          
  che si sta cercando di inserire.                                   
CODICE DI GRUPPO SCORRETTO
  Gruppo e' sinonimo di mastro; questo tipo di codice deve avere     
  una lunghezza massima di 2 caratteri; le posizioni dalla 3 alla    
  11 del campo codice devono essere dei "blank".                     
CODICE DI CONTO SCORRETTO                                            
  Il codice di conto deve essere lungo al massimo 4 caratteri e      
  come minimo 3; le posizioni dalla 5 alla 11 devono essere "blank". 
CODICE DI SOTTOCONTO SCORRETTO
  Il codice di un sottoconto deve essere lungo almeno 5 caratteri;   
  i primi 4 specificanti il mastro e il conto e il quinto, appunto,  
  il sottoconto.                                                     
GRUPPO xx NON CODIFICATO 
  Se si inserisce un codice i cui primi due caratteri sono "xx",     
  deve essere gia' stato inserito un mastro di codice "xx".          
CONTO xxyy NON CODIFICATO  
   Se si inserisce un codice i cui primi 4 caratteri sono "xxyy"      
  deve essere gia' stato inserito un conto di codice "xxyy".         

Figura 08. - Messaggi di errore possibili in inserimento codici conto

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