Friend Informatica

Successivo:Generazione fatture da bolle selezionate

Livello superiore:FAtturazione differita e aggiornamento contabilita'

La procedura descritta nel presente paragrafo e in quelli seguenti consente di emettere delle fatture in modo “automatico”, utilizzando la base-dati costituita da:

1) Bolle di accompagnamento emesse (codici tipo documento di classe 1)

2) Ordini eventualmente evasi da tali bolle

3) Prezzi di listino dei vari articoli

Attivando questo programma compare la videata della figura 11, mediante la quale l' operatore indica quali bolle desidera fatturare, inserendo una data opportuna; premendo <Invio> per confermare la data digitata si avvia una procedura di lettura sequenziale dell' archivio bolle emesse: il programma individua tutte le bolle che

1) Sono state emesse entro la data specificata a video

2) Non sono state ancora fatturate

3) Il loro codice numerazione indica che sono bolle da fatturare (vedere il paragrafo sulla “codifica tipi di documento”).

     Considera Bolle fino al ......                                  
     Selezionare la data fino a cui si vogliono considerare          
     le bolle o premere <ESC> per tornare a menu" principale         

Figura 11. Videata iniziale del programma di generazione fatture.

Appena la procedura termina la selezione delle bolle che rispondono ai requisiti ora indicati si presenta all' utente la videata riportata in figura 12. In essa, su piu' pagine visualizzabili premendo i tasti <PgUp> e <PgDn> (o <Freccia-su> e <Freccia-giu>), sono presentate tutte le bolle candidate alla fatturazione; su ciascuna riga, che corrisponde ad una bolla, sono riportati i seguenti dati:

No Doc.

E' il numero del documento fatturabile.

Data Doc.

E' la data di emissione del documento.

Tipo documento

Descrizione del tipo di documento, corrispondente al codice di numerazione utilizzato per l' emissione.

Codice Cliente

Codice del cliente (o eventualmente fornitore) verso cui la bolla e' stata emessa.

Fattura: S/N

Questo e' l' unico campo della videata che consente all' operatore una fase di inserimento/modifica: in esso infatti l' utente deve inserire un particolare valore (discusso in seguito) per indicare se la bolla cui la riga si riferisce deve essere fatturata subito (e come), se deve essere fatturata in un periodo successivo o non deve esserlo affatto.

No Doc. Data doc. Tipo documento       Codice Cliente  FATTURA: S/N  

Figura 12. Videata di presentazione delle bolle da fatturare

I tasti funzione attivi sulla videata in esame sono:

< Pgdn >

Fa comparire la pagina seguente del display; ad ogni pagina corrispondono fino a 12 bolle fatturabili.

< Pgup >

Fa comparire la pagina precedente del display.

< Home >

Fa comparire la prima pagina.

< End >

Fa comparire l' ultima pagina.

< Del > < Canc >

Premendo questo tasto e' possibile spostare il cursore lungo la colonna denominata FATTURA S N della corrente videata.

In tal modo l' operatore puo' inserire uno dei caratteri indicati nella tabella della figura 13, per indicare quale elaborazione deve essere fatta circa la bolla indicata dalla riga su cui il cursore si trova. (Vedere anche i paragrafi che dettagliano i vari tipi di fattura differita, nell' ambito del presente capitolo).

Carattere   Tipo di fattura ottenuto                                 
Vuoto       La bolla non viene fatturata nella corrente sessione     
            ma rimane fatturabile in seguito ( continuera' cioe' a   
            comparire nel prospetto bolle da fatturare ).            
N           Con questa opzione la bolla a video non viene fatturata  
            e viene tolta dal prospetto delle bolle da fatturare:    
            qiundi non sara' piu' fatturabile in seguito.            
S           Per ciascuna bolla "marcata" con la "S" viene generata   
            una diversa fattura; bolle relative ad uno stesso        
            cliente non vengono unite in una stessa fattura se sono  
            contrassegnate con la "S".                               
R           Tutte le bolle relative ad uno stesso cliente "marcate"  
            con la "R" danno luogo ad una stessa fattura: anche se   
            uno stesso articolo compare su piu' bolle o piu' volte   
            in una stessa bolla compare invece una sola volta a      
            livello di fattura, per la quantita' complessiva che e'  
            stata venduta. I "commenti" o le frasi descrittive       
            inserite sulle righe di bolla (nel campo "descrizione")  
            non vengono riportati sulle fatture.                     
A           Le fatture generate con questa opzione sono simili in    
            tutto a quelle descritte per il carattere "R", con la    
            differenza che le frasi descrittive inserite a livello   
            di righe di bolla non vengono soppresse nelle fatture,   
            ma raggruppate in base all' articolo cui si riferiscono  
L           Le fatture corrispondenti a questa opzione raggruppano   
            tutte le righe delle bolle (per uno stesso cliente) e    
            le  riportano  coerentemente  all' ordine  cronologico   
            di emissione delle bolle stesse; se un articolo compare  
            piu' volte nelle righe di bolle, viene riportato         
            altrettante volte nella fattura; le righe descrittive    
            delle bolle vengono riportate tutte in fattura.          

Figura 13. Tabella caratteri inseribili nel campo “FATTURA S/N”

(continua descrizione tasti < Del > e < Canc > )

Il cursore puo' essere spostato in su o in giu' lungo la colonna descritta, utilizzando i tasti direzionali o l' <Invio>; questa procedura di modifica termina quando il cursore si trova sull' ultima riga della pagina e viene diretto verso il basso oppure quando si trova sulla prima riga in altro e viene diretto verso l' alto. (prassi normale per i programmi del Friend).

Se le bolle da fatturare sono presentate su piu' pagine l' operatore dovra' posizionarsi su ciascuna di esse con i tasti-pagina descritti e ogni volta ripetere la procedura appena indicata.

< F1 >

Attiva il programma di consultazione dell' Archivio delle bolle e delle fatture emesse; puo' essere utile per visualizzare le bolle che stanno per essere fatturate.

< F2 >

Attiva il programma di parametrazione stampa fatture.

< F3 >

Visualizza il listino prezzi, mediante lo stesso programma attivato con l' opzione 3 del menu' di emissione bolle e fatture.

< F4 > Attiva il programma di gestione dell' archivio anagrafico articoli.

< F5 > Attiva il programma di gestione dell' archivio anagrafico clienti.

< F6 >

Premendo questo tasto si richiama la procedura di generazione fatture, in base alle bolle “marcate” con la procedura attivata precedentemente (premendo il tasto <Del> o il tasto <Canc>. Si presenta la videata riportata in figura 14, per la cui analisi si rimanda il lettore al paragrafo: “Generazione fatture da bolle selezionate”.

< F7 >

Si attiva un programma di visualizzazione modifica delle fatture generate con la procedura attivata premendo il tasto <F6>. Nel paragrafo intitolato “Controllo fatture differite prima di registrazione” e spiegato l' utilizzo di quest' ultimo programma.

< F8 >

Consente di avere una stampa “di prova” delle fatture, nel formato previsto a livello di parametrazione; la conferma del comando di stampa viene data mediante la videata seguente, premendo <S> e <Invio>; premendo invece <N> e <Invio> o <Esc> si torna alla videata precedente senza stampare.

         Per  stampare TUTTI I DOCUMENTI accertarsi che il           
        modulo sia ben posizionato e quando pronto premere:          
                     ***  "S" e "INVIO"   ***                        
         se non si desidera stampare premere "N" e "INVIO"           

Figura 14. Videata per conferma comando di stampa fatture

< F9 >

Serve per richiamare una procedura di controllo delle fatture generate con la procedura attivata premendo il tasto <F6>; Eventuali messaggi di errore vengono presentati alla base del video.

< F10 >

Premendo questo tasto tutte le fatture generate “con <F6>” vengono innanzi tutto controllate, mediante la stessa procedura attivata dal tasto <F9>; se tale controllo evidenzia degli errori, essi sono indicati a video, mentre se e' tutto corretto viene attivata la procedura di registrazione vera e propria. Terminata la registrazione in archivio (con eventuali aggiornamenti di valorizzazione e provvigioni agenti) viene proposta all' utente la stampa delle fatture appena elaborate; compare infatti la videata della figura 14, in cui, come solito, la conferma si da premendo il tasto <S> e poi <Invio>.

< Help >

Premendo “H” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi.

< Esc >

Uscita dal programma descritto; viene ripresentato il menu' principale.

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