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Manuale: FRIEND - BOLLE E FATTURAZIONE

Capitolo: 4) ELABORAZIONI CONNESSE AL MODULO BOLLE-FATTURE

Riferimenti agli ordini clienti

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Nel presente paragrafo sono riportate e commentate alcune tabelle, con l' intento di specificare in modo preciso le possibilita' offerte dal Friend per quanto riguarda la specifica degli ordini sulle bolle e sulle fatture, che puo' essere fatta in vari modi diversi.

La tabella riportata nella figura seguente (01) fornisce una codifica dei 4 diversi modi di specifica degli ordini clienti sui documenti che vengono registrati ed emessi. I modi “ORD2” e “ORD4”, per essere usati, presuppongono l' utilizzo del modulo per la gestione ordini del Friend: tutti gli ordini riferiti con uno di questi due metodi devono essere preventivamente registrati a programma (numero 1 del menu' “Gestione Ordini”).

L' uso delle modalita' “ORD2” e “ORD4” sui documenti accompagnatori, inoltre, determina l' “evasione” (o “scarico”) degli ordini cosi' citati.

     TABELLA MODALITA' DI RIFERIMENTO ORDINI IN BOLLE E FATTURE      
Codice                                                               
Modalita'   Descrizione                                              
ORD1        Utilizzo dei campi definiti "Riferimenti Cliente" a      
fig.02-a    livello di testata del documento.                        
ORD2        Utilizzo dei campi dell' area "Nostri Riferimenti" in    
fig.02-b    testata documento. (Numero e codice numerazione ordine)  
ORD3        Riferimenti imputati nel campo "Descrizione Articolo"    
fig.02-c    di una o piu' righe di bolla o fattura.                  
ORD4        Codice numerazione e numero ordine imputati nel campo    
fig.02-d    "codice articolo" di una o piu' righe del documento,     
            inserendo l' indicatore "O" su tali righe.

Figura 01. Codifica dei diversi tipi di riferimento ad ordini.

Nella figura 02, invece, sono presentati quattro esempi di riferimento ordine, uno per ciascuna delle modalita' precedentemente introdotte. I diversi tipi di riferimento non sono fra loro incompatibili a livello dello stesso documento o usati su diverse bolle fatturate insieme (nei limiti schematizzati dalla tabella della figura 01); e' tuttavia sconsigliabile introdurre promiscuita' di quest' ultimo genere, relative cioe' alle bolle da fatturare, perlomeno dal punto di vista dell' aspetto “estetico” delle fatture che vengono poi prodotte e stampate.

Per quanto rigurda la parametrazione della stampa di bolle e fatture si rimanda il lettore alla specifica parte di manuale, ove sono dettagliate le diverse opzioni di stampa che corrispondono alle modalita' di riferimento qui introdotte.

BOLLA NORMALE         No    172 del 12/03/91                         
Destinatario  CL01       CLIENTE 01                                  
Riferimenti Destinatario            Nostri Riferimenti               
Ordine       832A/91   / 03/02/91   NoOrdine                /        
No * Codice Articolo Descrizione                      Quantita" Un.M. 
...
BOLLA NORMALE         No    172 del 12/03/91                         
Destinatario  CL01       CLIENTE 01                                  
Riferimenti Destinatario            Nostri Riferimenti               
Ordine                 /            NoOrdine             81 / 91     
No * Codice Articolo Descrizione                      Quantita" Un.M. 
    ART01           ARTICOLO DI ESEMPIO 1                  10  NUM.  
 ...
BOLLA NORMALE         No    172 del 12/03/91                         
Destinatario  CL01       CLIENTE 01                                  
Riferimenti Destinatario            Nostri Riferimenti               
Ordine                 /            NoOrdine                /        
No * Codice Articolo Descrizione                      Quantita" Un.M. 
                    Vostro Ordine 832/A del 3/2/91                   
    ART01           ARTICOLO DI ESEMPIO 1                  10  NUM.  
                    Vostro Ordine 904/A del 9/3/91                   
    ART02           ARTICOLO DI ESEMPIO 2                  20  NUM.  
  ...
BOLLA NORMALE         No    172 del 12/03/91                         
Destinatario  CL01       CLIENTE 01                                  
Riferimenti Destinatario            Nostri Riferimenti               
Ordine                 /            NoOrdine                /        
No * Codice Articolo Descrizione                      Quantita" Un.M. 
  O     81                                                           
    ART01           ARTICOLO DI ESEMPIO 1                  10  NUM.  
  O     96                                                           
    ART02           ARTICOLO DI ESEMPIO 2                  20  NUM.

Figura 02. Esempi di specifica ordini su documenti. Come descritto nel paragrafo “Selezione bolle da fatturare”, l' utente deve inserire a video, nella colonna “FATTURA S/N”, un carattere, detto qui “opzione di fatturazione”, per indicare se e in che modo ciascuna delle bolle a video deve essere fatturata.

Tale carattere, come il lettore sapra', puo' avere uno dei seguenti valori: “S”,”L”,”R”, e “A”: tuttavia esso deve essere imputato dopo aver tenuto conto delle modalita' di riferimento ordini utilizzate in fase di bollettazione, infatti non tutti i tipi di riferimento sono “supportati” da tutte le opzioni di fatturazione.

La fatturazione di tipo “S”, ad esempio, e' in grado di riportare tutti i tipi di riferimento inseriti in bolla, mentre negli altri casi il dato di tipo “ORD1” non e' supportato; il riferimento “ORD3” non e' supportato con le opzioni “R” e “A”, poiche' in questi casi le righe descrittive delle bolle vengono soppresse a livello di fattura (o stampate in modo inadatto).

La tabella della figura seguente (03) schematizza i casi in cui i riferimenti ordini delle varie modalita', inseriti nelle bolle, vengono anche riportati correttamente sulle fatture corrispondenti.

         TABELLA MODALITA' DI RIFERIMENTO ORDINI IN BOLLE            
    SUPPORTATE DALLE DIVERSE OPZIONI DI FATTURAZIONE AUTOMATICA      
Opzione di     Modalita' supportate per la specifica                 
Fatturazione   degli ordini in bolle                                 
S              ORD1, ORD2, ORD3, ORD4.                               
  L            ORD2, ORD3, ORD4.                                     
    R          ORD2, ORD4.                                           
      A        ORD2, ORD4.

Figura 03. Riferimenti su ordini supportati in fatturazione Nel momento in cui viene attivata la procedura di generazione fatture, premendo in tasto <F6> come descritto nel paragrafo “Selezione Bolle da Fatturare”, una videata richiede all' utente con quale criterio egli desidera che siano applicati i “prezzi” sulle fatture generate; in realta', con tale scelta, l' operatore determina in che modo vengono assegnati su tali documenti anche altri dati, quali gli sconti (per articolo e per cliente) nonche' codici e provvigioni di eventuali agenti previsti. La tabella presentata in figura 04 riassume quelli che sono gli effetti determinati dalle possibili scelte; inoltre viene indicato quali modalita' di specifica ordini sono compatibili con ciascuna scelta. L' “opzione di fatturazione” (ossia il carattere S/L/R/A inserito nel prospetto delle bolle da fatturare), viceversa, e' indifferente in questa fase, purche' siano state rispettate le norme indicate nella tabella di figura 03.

ASSEGNAMENTO DATI IN FATTURE IN FUNZIONE DEL CRITERIO-PREZZI SCELTO  
Criterio   Modalita'possibili   Dati trasferiti su fattura e         
scelto     riferimento ordini   rispettiva provenienza               
1          ORD2, ORD4.          Prezzi e sconti dei vari articoli,   
                                codici agenti e  provvigioni; tutto  
                                in base agli ordini registrati.      
2          ORD1, ORD2, ORD3,    Prezzi e sconti su articoli dall'    
           ORD4.                anagrafica e dal listino del menu'   
                                bolle e fatture, in base al numero   
                                di listino indicato per il cliente.  
                                Codice agente e sconto "sul totale"  
                                da anagrafica cliente; provvigioni   
                                percentuali da anagrafica agente.    
3          ORD1, ORD2, ORD3,    Prezzi in base al listino associato  
           ORD4.                al cliente ( vedere modulo gestione  
                                listini ). Codici e provvigioni      
                                agenti e sconti "su totale" come al  
                                punto precedente.                    
4          ORD1, ORD2, ORD3,    Prezzi in base al listino indicato   
           ORD4.                a video. ( vedere modulo gestione    
                                listini ). Codici e provvigioni      
                                agenti e sconti "su totale" come al  
                                punto precedente.                    
5          ORD1, ORD2, ORD3,    Prezzi e sconti/articolo come da     
           ORD4.                bolle fatturate, dati degli agenti   
                                e sconti/cliente dagli archivi       
                                anagrafici gia' citati.

Figura 04. “Migrazione” dei dati da ordini a bolle e a fatture