Friend Informatica

Precedente:Fatture differite di tipo A

Livello superiore: Fatturazione differita e aggiornamento contabilita'

Questa procedura realizza l' aggiornamento del modulo contabilita' in base alle fatture normali e accompagnatorie registrate a livello del modulo “Bolle e Fatturazione”. Tale aggiornamento consiste in:

1) Aggiornamento dei conti di ricavo, clienti/fornitori e IVA nel piano dei conti. 2) Aggiornamento dello scadenziario generale e degli estratti conto dei clienti.

3) Generazione dei movimenti contabili di primanota relativi alle fatture selezionate.

Attivando questo programma, che e' il numero 5 del menu' “Emissione Documenti” compare la videata riportata in figura 17;

Codice di Numerazione fatture ......                                 
Data limite di trasferimento .......                                 
Esercizio di Co.Ge. Interessato ....                                 
Conto o Sottoconto Ricavi ..........                                 
Descrizione ........................                                 
Conto o Sottoconto Iva Vendite .....                                 
Descrizione ........................                                 
Conto Clienti ......................                                 
Descrizione ........................                                 
Messaggi di errore a video/in stampa ..     [ V/S ]                  
Conferma [S/N] .......................      <ESC>: Ritorno menu"     

Figura 17. Videata del programma di contabilizzazione fatture.

In tale videata, per attivare la procedura in oggetto, l' operatore deve inserire i seguenti dati:

Codice di Numerazione Fatture

Siccome il Friend consente di avere anche piu' di un codice tipo-documento relativo alle fatture emesse, per ciascun tipo deve essere lanciata separatamente la procedura di contabilizzazione. Questo consente di memorizzare “parametri di contabilizzazione” diversi da codice a codice. Il codice tipo dei documenti da contabilizzare nella corrente esecuzione del programma deve essere inserito in questo campo; i tasti funzione <F1> <F2> e <F3> consentono l' input interattivo del dato.

Data limite di trasferimento

Inserendo un opportuno valore in questo campo e' possibile evitare di “passare in contabilita” tutti i documenti in archivio; in tal modo quelli inseriti piu' recentemente (ed eventualmente ancora non stampati e dunque passibili di modifica) rimangono modificabili a livello del modulo stesso di “Emissione Bolle e Fatture”, senza andare ad interessare la gestione contabile.

Esericizio di Co.Ge. Interessato

E' responsabilita' dell' operatore inserire il valore opportuno in questo campo, per determinare il codice dell' esercizio contabile in cui devono essere registrate le fatture selezionate (mediante il campo precedente). Il tasto funzione <F1> consente la selezione interattiva del codice da inserire. Per maggiori informazioni sul dato da inserire nel campo in questione si rimanda alla parte di manuale relativa alla parte di manuale relativa alla gestione della contabilita'.

Conto o sottoconto ricavi

In questo campo l' operatore deve inserire il codice del conto o del sottoconto di ricavo da movimentare in relazione alle fatture selezionate correntemente per il passaggio in contabilita'. Deve essere inserito un codice di Sottoconto quando a livello di anagrafica articoli non sia indicato il CONTO DI RICAVO associato, appunto a ciascun codice articolo. Puo' essere inserito invece solo un codice di Conto (ossia mastro piu' conto) se nell' anagrafica di tutti gli articoli da fatture in questa fase e' specificato il sottoconto da movimentare; in quest' ultimo caso il programma, unendo il codice inserito a video e il dato presente in anagrafica sara' in grado di determinare il sottoconto esatto da movimentare. I tasti funzione <F1> <F2> e <F3> consentono l' input “guidato” in questo campo.

Descrizione

Il programma presenta la descrizione del codice selezionato nel campo precedente.

Conto o sottoconto IVA vendite

Vale il discorso fatto per il campo detto “Conto o Sottoconto ricavi”: in genere, comunque si preferisce inserire un codice di sottoconto completo gia' in questo campo.

Descrizione

Il programma presenta la descrizione del codice selezionato nel campo precedente.

Conto Clienti

Qui deve essere inserito il codice che individua il Mastro+Conto dei clienti (quello generale o sintetico) nel piano dei conti. Il programma unisce questo dato al codice del cliente relativo a ciascuna fattura e cosi' ottiene il codice del sottoconto relativo. I tasti funzione <F1> <F2> e <F3> consentono l' input “guidato” in questo campo.

Descrizione

Il programma presenta la descrizione del codice selezionato nel campo precedente.

Messaggi di errore a video /in stampa

Gli eventuali messaggi di errore dati dal programma in relazione ai controlli formali fatti dal programma sulle fatture da contabilizzare possono essere presentati a video (con un messaggio nella parte inferiore dello schermo) oppure in stampa, secondo che, rispettivamente, l' operatore inserisca “V” o “S” in questo campo.

Conferma [S/N]

La conferma per avviare la procedura di “passaggio” fatture in contabilita' sulla base dei dati inseriti a video viene data mediante questo campo premendo <S> e <Invio>; premendo invece <N> e <Invio> o <Esc> si torna al menu' principale senza che sia effettuato alcun aggiornamento della base-dati contabile.

Dopo avere dato la conferma di esecuzione della procedura compare la videata seguente (figura 18) che richiede all' utente una ulteriore conferma del comando dato, prima di procedere all' aggiornamento (se non si riscontrano errori) della base-dati contabile.

• * A T T E N Z I O N E ! *

Avete attivato la procedura di passaggio in contabilita” per

  le fatture indicate. Tale procedura aggiorna la prima nota di      
  esercizio in corso e i progressivi del piano dei conti.            
  E" consigliabile confermare il comando di esecuzione procedura     
  solo se le fatture in oggetto non devono piu" essere modificate.   
  DIGITARE "S" E "INVIO" PER CONFERMARE ALTRIMENTI "N" E "INVIO"     
             Scelta         >     <           [ S/N ]                

Figura 18. Conferma definitiva per la contabilizzazione fatture.

Come di norma la conferma nella videata appena riportata si da' premendo <S> e <Invio>, mentre con <Esc> o <N> e <Invio> la conferma viene negata e si ritorna al menu' principale.

Ogni qualvolta viene eseguita questa procedura tutti i documenti dell' archivio “Bolle e Fatture” vengono esaminati: vengono selezionati cosi' per la contabilizzazione tutti quelli che rispondono ai requisiti seguenti:

1) Il codice di tipo-documento e' quello inserito nel primo campo della videata.

2) La data di emissione e' anteriore o uguale a quella specificata a video.

3) Non sono stati ancora contabilizzati.

L' utilizzo della procedura descritta in questo paragrafo, chiaramente, richiede la conoscenza delle codifiche fatte a livello del modulo contabile, essendo richiesta la specifica di vari codici di conto o di sottoconto. E' anche indispensabile conoscere il concetto di “Esercizio Contabile” e il criterio secondo cui devono essere contabilizzate le fatture, dal punto di vista della data di registrazione e dell' Esercizio di competenza.

E' responsabilita' dell' utente eseguire il “passaggio in contabilita'” delle fatture in modo tempestivo, periodo per periodo, considerando il “bollato” (libro giornale o registro IVA) di competenza di ciascun documento.

L' esecuzione delle copie di sicurezza, interne o esterne, prima di eseguire la procedura descritta, consigliata dalla videata di conferma consentira' il ripristino della situazione contabile precedente all' elaborazione eseguita nel caso di “guasti” di diversa natura (cadute di tensione, errore di programma o nei parametri inseriti a video); in questi casi, comunque, converra' fare riferimento all' assistenza tecnica prima di effettuare qualsiasi operazione di ripristino.

Gli errori segnalati a video o in stampa con appositi messaggi e seguiti dalla dicitura “PROCEDURA DI CONTABILIZZAZIONE NON ESEGUIBILE” non richiedono alcun intervento di manutenzione straordinaria: l' utente dovra' semplicemente apportare le correzioni del caso sulle fatture indicate ed attivare ulteriormente il programma di contabilizzazione in oggetto nel presente paragrafo.

Precedente:Fatture differite di tipo A

Livello superiore: Fatturazione differita e aggiornamento contabilita'