Friend Informatica

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=====Manuale: 	FRIEND - ARCHIVI DI BASE     ===== 
====	CODIFICA ARCHIVI DI BASE ====
===		Codifica archivio articoli ===



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E' il programma numero 3 del menu' "archivi di base"; deve essere utilizzato per codificare l' archivio degli articoli quando si utilizzi il modulo bolle e fatturazione o gestione ordini o ancora, ovviamente, il modulo magazzino. Anche il modulo di gestione della distinta base, appoggiandosi al magazzino, richiede una codifica degli articoli mediante questo programma.

La codifica dell' anagrafico articoli non e' necessariamente legata ad una gestione fiscale del magazzino, infatti chi utilizzi il solo modulo per l' emissione delle fatture ha bisogno di inserire dei codici che corrispondano agli articoli venduti. (senza registrare movimenti di carico e scarico o fare riferimento all' esistenza fisica dei vari articoli).


Questo archivio anagrafico consente anche l' immissione di "pseudo codici", ossia di articoli che servono soltanto per attivare determinate funzioni in fatturazione ma che non indicano alcun materiale o prodotto o particolare vero e proprio; alla fine di questo paragrafo sono riportati alcuni casi di codici di questo tipo, con un riferimento circa il loro utilizzo.

I dati di ciascun articolo sono ripartiti in 4 videate, descritte in seguito; per "passare" da una videata all' altra si digita semplicemente il numero di quella desiderata ("1","2",..).



  CODICE          Codice ....                                          
  ANAGRAFICO      Descrizione                                          
                  Unita" di Misura ..............                      
  RIFERIMENTI     Peso ..........................                      
  GESTIONALI      Categoria Articolo ............   < Vedi nota        
                  Codice alternativo ............                      
                  Categoria di elaborazione .....                      
                  Esistenza fisica ..............                      
  ESISTENZA &     Scorta minima .................                      
  DISPONIBILITA   Impegnato da clienti ..........                      
                  Ordinato a fornitori ..........                      
                  Disponibilita".................                      
  ANNOTAZIONI                                                          


 //Figura 01. Videata "1" del programma di gestione anagrafico articoli//


I dati presentati dalla videata "1" del programma in esame, riportata in figura 01, sono:
**
 
Codice ** 

Questo campo ospita il codice dell' articolo visualizzato; esso deve essere diverso da quello di tutti gli altri articoli e, una volta inserito, non puo' piu' essere modificato, a meno di cancellare e reinserire tutti i dati relativi a tale articolo; sono disponibili 15 spazi per questo codice, in cui l' utente puo' 
inserire cifre o caratteri alfabetici. Il programma mantiene un indice di ricerca degli articoli basato su questocampo.

**
Descrizione**  

E' la descrizione che viene associata al codice inserito nel campo precedente, nelle bolle e nelle ricerche di tipo interattivo quando deve essere inserito un codice articolo. Il programma mantiene un indice di ricerca degli articoli basato su questo campo.

**
Unita' di  
misura  
**
Questo dato deve essere specificato, poiche' la procedura di emissione fatture e bolle richiede che ci sia per ogni articolo indicato; questo vale anche se l' unita' di misura non viene stampata sulla bolla; se proprio non vi e' alcuna unita' di misura specifica da inserire, l' utente puo' digitare un punto (".").

**
Peso ** 

E' un dato totalmente descrittivo, che non attualmente non viene utilizzato da alcuna procedura del Friend.

**
Categoria  
Articolo  

**Questo campo specifica se l' articolo a video indica un vero e proprio prodotto o merce a magazzino o se si tratta di uno "pseudo-codice"; i valori che si 
possono inserire sono:


**1)**	Nessun valore, ossia "Blank" Contraddistingue i normali articoli di magazzino,

**2)**	"T" (sta per tratta) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo delle spese "di tratta".

**3)**	"V" (sta per trasporto) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo delle spese di trasporto.

**4)**	"B" (sta per bolli) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo dei bolli da applicare sulla ricevuta bancaria relativa al documento che si sta registrando.

**5)**	"R" (sta per raccolta) Indica che l' articolo a video e' un "pallet", ossia uno scatolone o altro mezzo di raccolta; gli articoli con questo indicatore ammettono una esistenza a magazzino NEGATIVA a seguito della registrazione di una bolla o di uno scarico di magazzino.

**

Codice  
Alternativo  


**Facoltativamente l' utente puo', in questo campo, inserire un secondo codice per l' articolo in esame: esso pero' non costituisce una chiave di ricerca, bensi ' puo' essere stampato sulla bolla o sulla fattura al posto del codice vero e proprio dell' articolo; (specificato a video dall' operatore). Questa funzionalita' e' utile quando l' utente del Friend debba stampare sui documenti i codici articoli voluti dai suoi clienti, ma desideri anche utilizzare una propria codifica interna dei vari prodotti.


**
Categoria di  
elaborazione**  

Il valore inserito in questo campo determina il trattamento dell' articolo in fase di registrazione documenti (bolle e fatture); i valori ammissibili sono:


**1)**	Nessun dato inserito (o zero) Vengono applicate tutte le procedure standard in fase di registrazione bolle e fatture e 
registrazione movimenti di magazzino; (riferirsi quindi ai rispettivi paragrafi per maggiori informazioni).
**
2)**	77 Questo valore si puo' utilizzare per lavorati/semilavorati e fa si che, nella registrazione di CARICO MAGAZZINO, specificando l' articolo a video, venga incrementata non la sua esistenza in magazzino ma bensi' quella di tutti i suoi diretti componenti, in ragione del coefficiente di impiego di ciascuno.


**3)**	99 Inserendo questo valore, pur specificando l' articolo a video in una riga di bolla, non viene decrementata la sua esistenza a magazzino; non viene neanche controllato se a magazzino e' presente una quantita' sufficiente di tale articolo per consentire l' emissione della bolla. In sostanza, si inserisce 99 per quegli articoli per cui non si desidera gestire in alcun modo l' esistenza fisica.



**Esistenza  
Fisica ** 

In questo campo viene riportata l' esistenza fisica totale nei vari magazzini dell' articolo a video; l' utente puo' modificare tale valore ma e' bene che cio' non avvenga; infatti esso e' aggiornato automaticamente in fase di emissione bolle di accompagnamento e di registrazione dei movimenti di carico e scarico magazzino. Il Friend gestisce 6 magazzini, le cui esistenze specifiche sono indicate nella videata "4"; in questa videata e' indicata l' esistenza complessiva di tali magazzini; la eventuale modifica fatta su questo campo si ripercuote sempre sul magazzino 1. (magazzino principale).

**
Scorta  
Minima  
**
Questo dato indica la scorta minima (o livello di riordino) per l' articolo a video; trattasi della quantita' al di sotto della quale non dovrebbe mai scendere l' esistenza a magazzino dell' articolo dato. Questo dato e' utilizzato per il calcolo della "disponibilita'" degli articoli e quando si fa una stampa dei "sottoscorta", come supporto per l' addetto agli ordini ai fornitori (vedere il paragrafo sulle "stampe su anagrafico articoli").

**
Impegnato  
da Clienti  
**
Questo campo e' modificabile dall' utente, ma questo non deve essere fatto quando si dispone del modulo di gestione ordini e si registrano correntemente gli ordini da clienti: infatti il valore presentato viene automaticamente incrementato ogni qualvolta si registra un ordine cliente; questo tipo di 
aggiornamento avviene anche coerentemente con la codifica eventualmente fatta della distinta base; registrando un ordine da cliente per un lavorato, se a magazzino non ve ne e' una scorta sufficiente ad evadere l' ordine, viene di conseguenza incrementato l' "impegnato" dei suoi componenti, in ragione della produzione che deve essere fatta.
**

Ordinato  
a Fornitori  

**Per questo campo valgono esattamente le stesse osservazioni fatte in merito al campo precedente: infatti la gestione degli ordini fornitori e' in tutto 
analoga a quella degli ordini clienti.

**

Disponibilita'  
**
Questo e' un campo di solo "output", che visualizza il risultato della seguente somma algebrica:



                  Esistenza
                  Fisica     +  Ordinato
                                a fornitori  -  Impegnato
                                                da clienti  -  Scorta
                                                                  minima

 **
Annotazioni**  


Questo campo e' disponibile per annotazioni "libere" dell' utente; come descritto nel capitolo sulla parametrazione stampe documenti, puo' essere anche stampato sulle bolle e sulle fatture, quando viene movimentato l' articolo a cui si riferisce.



  CODICE                                                               
  DATI DI       Prezzo di Vendita minuto ..............                
  LISTINO       Sconto applicato ......................                
                Prezzo di Vendita ingrosso.............                
                Sconto applicato ......................                
  CONSUNTIVO    Costo ultimo acquisto .................                
  ACQUISTI      Progressivo quant. acquistata .........                
                Progressivo spesa x acquisti ..........                
                Costo medio attuale ...................                
  CONSUTIVO     Prezzo ultima vendita .................                
  VENDITE       Progressivo quant. venduta ............                
                Progressivo ricavi x vendite ..........                
                Prezzo medio attuale ..................                


 //Figura 02. Videata "2" del programma di gestione anagrafico articoli

//
I dati presentati dalla videata "2" del programma in esame, riportata in figura 02, sono:

**
 
Prezzo di  
Vendita  
Minuto ** 


Questo prezzo corrisponde a quello del listino "2" per quanto riguarda il "numero di listino" specificato nella scheda anagrafica dei clienti. Vedere i capitoli sulla gestione dei listini e sulla fatturazion per avere maggiori informazioni su questo dato.

**
Sconto  
Applicato (1) ** 

Sconto associato al prezzo inserito nel campo precedente 

**

Prezzo di  
Vendita  
Ingrosso**  

Corrisponde al prezzo di listino "di default" o "1" specificato nell' anagrafica cliente. 


**
Sconto  
Applicato (2) ** 

Sconto associato al prezzo inserito nel campo precedente 

**
Costo ultimo  
acquisto**  

Questo campo e' aggiornato in modo automatico in fase di registrazione movimenti di carico o ordini fornitori (come desiderato dall' utente) in base all' opzione scelta a livello di valorizzazione magazzino. Vedere il capitolo sulla valorizzazione del magazzino per avere maggiori informazioni su questo campo.

**
Progress. quant.  
acquistata ** 

E' aggiornato con lo stesso criterio adottato per il campo precedente.

**
Progressivo  
spesa x acquisti  

**Idem come sopra. 

**
Costo medio  
attuale ** 

Se il campo "progressivo quant. acquistata" ha un valore non nullo, qui viene dato il costo medio per articolo, relativo al periodo corrente, mediante l' ovvio rapporto.

**
Prezzo ultima  
vendita  
**
Questo campo e' aggiornato in modo automatico in fase di registrazione movimenti di carico o ordini fornitori o ancora emissione fatture (come desiderato dall' utente) in base all' opzione scelta a livello di valorizzazione magazzino. Vedere il capitolo sulla valorizzazione del magazzino per avere maggiori informazioni su questo campo.


**
Progress. quant.  
venduta  

**Idem come sopra. 

**
Progress. ricavi  
x vendite  

**Idem come sopra. 

**
Prezzo medio  
attuale  
**
Se il campo "progressivo quant. venduta" ha un valore non nullo, qui viene dato il prezzo medio per articolo, relativo al periodo corrente, mediante l' ovvio rapporto.


  CODICE                                                               
               Sottoconto Ricavi...                                    
               Codice % IVA .......                                    
  DATI         Descrizione ........                                    
  CONTA_                                                               
  BILI                                                                 
             Anno                                                      
  DATI                                                                 
  LIFO       Val.un.                                                   
             giac.                                                     


 //Figura 03. Videata "3" del programma di gestione anagrafico articoli


//I dati presentati dalla videata "3" del programma in esame, riportata in figura 03, sono:

 **
SottoConto  
Ricavi  
**

Se l' utente desidera movimentare diversi sottoconti di ricavo in funzione dell' articolo venduto, tali sottoconti devono essere specificati in questo campo: i caratteri disponibili sono 7: dunque non deve essere inserito un codice completo dato da Gruppo+Conto+SottoConto ma solo il gruppo di 7 caratteri che, dati gruppo e conto, consente di identificare il sottoconto cosi' come codificato nel piano dei conti. Supponendo che il piano dei conti presenti la codifica in figura 04, in questo campo potra' essere inserito "01","02" o "03"; il gruppo e conto, che potra' essere "0101" oppure "0102" sara' inserito di volta in volta nella videata della procedura di passaggio fatture in contabilita' (vedere il capitolo relativo nel manuale del modulo "Fatturazione"). 
Chiaramente, in fase di codifica dell' anagrafico articoli, interessa assegnare un valore a questo campo solo se viene gestita la contabilita' e vengono emesse delle fatture da contabilizzare, con l' esigenza descritta di movimentare diversi sottoconti di ricavo.

**

Codice % IVA  
**
Questo codice deve essere inserito se l' utente emette e registra fatture utilizzando l' apposito programma del Friend. (programma 1 del menu' "commerciale", ossia per emissione bolle e fatture). L' inserimento di questo dato, se si possiede il modulo "commerciale" (bolle e fatturazione) del Friend puo' essere piu' agevolmente fatto mediante il prgoramma di display del listino compreso in tale modulo.

**
DATI  
LIFO  
**
I campi predisposti nella parte di video cosi' indicata non sono attualmente utilizzati per la visualizzazione di alcun dato: la valorizzazione storica del magazzino e' presentata da un apposito programma delle "utility" del modulo "magazzino". (che consente anche di mantenere un qualsiasi numero di anni registrati).



 Codice       Descrizione                 Flags  P r o g r e s s i v i  
                                                       dare       avere 
  01          RICAVI DA VENDITE                                         
  0101        RICAVI DA VENDITE ITALIA                                  
  010101      VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 1                            
  010102      VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 2                            
  010103      VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 3                            
  0102        RICAVI DA VENDITE ESTERO                                  
  010201      VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 1                            
  010201      VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 2                            
  010203      VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 3                            
             digitare < 2 > per vedere i dati "periodici"               


 //Figura 04. Esempio di codifica del mastro ricavi

//
Nella videata "4" del programma, riportata in figura 05, vengono infine visualizzate le esistenze "di dettaglio" dei singoli magazzini gestibili mediante il Friend: questa videata e' divisa in due parti, descritte nel seguito.

Prima parte della videata "4" 

Vi sono 6 righe, corrispondenti, ciascuna, ad uno specifico magazzino; in ogni riga vi sono 3 campi, piu' precisamente:

**

Numero  

**
E' il numero del magazzino specifico cui e' riservata la riga.


**
Descrizione  
Magazzino**  

E' la descrizione del magazzino, specificata una sola volta per tutti gli articoli dall' operatore, in fase di predisposizione all' uso del pacchetto; puo' essere variata in qualsiasi momento.


**
Esistenza ** 

E' l' esistenza specifica di quel magazzino, risultato dei movimenti registrati specificando "quel" numero di magazzino.

Seconda parte della videata "4" 

Sono riportati alcuni dati gia' descritti per la videata 1 del programma; trattasi di:

 **
Totale esistenza  

**
Somma delle esistenza dei singoli magazzini.

**
Ordinato a  
Fornitori  

**Gia' descritto 
**

Impegnato da  
Clienti  
**
Gia' descritto 

**
Scorta minima  

**Idem come sopra

**
Disponibilita'  

**Idem come sopra



  Codice                   Descrizione                                 
   No   Descrizione Magazzino         Esistenza                        
        Totale Esistenza ...... +                                      
        Ordinato a fornitori .. +                                      
        Impegnato da Clienti ..                                        
        Scorta Minima .........                                        
        Disponibilita" ..........                                      


 //Figura 05. Videata "4" del programma di gestione anagrafico articoli

//
Nel programma di gestione dell' anagrafico articoli, sono attivi i seguenti tasti funzione:

 **
< Pgdn >  

**
Visualizzazione articolo seguente in archivio, che corrisponde alla pagina successiva a quella visualizzata

**
< Pgup >  

**Visualizzazione articolo seguente in archivio, ossia della pagina precedente a quella corrente
**

< Ins >  

**Serve per inserire un nuovo articolo nell' archivio; Se non e' correntemente attiva la videata "1", viene presentata vuota e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo "codice", ove l' utente inserisce, appunto, il codice dell' articolo desiderato; premendo "Invio", "Freccia Giu" o "Freccia Destra", poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti,descritti in precedenza; inserito il valore che si desidera per l' ultimo campo (annotazioni), comparira' il messaggio: "SEGUE NUOVO CODICE ARTICOLO ?" L' utente premera' "S" in caso affermativo e "N" altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore "al di fuori" della cornice contenente i dati dell' articolo (premendo ad 
esempio "Freccia Su" o "Freccia Indietro" sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda: "SEGUE NUOVO CODICE ARTICOLO ?" In questo caso l' utente puo' premere "N" ed in tal modo i dati dell' articolo che stava inserendo rimangono a video e quindi, premendo il tasto <Canc> o <Del>, egli puo' seguitare la fase di inserimento dei dati desiderati.

**
< Del >  
< Cancel >**  

Modifica della videata; se a video sono visualizzati i dati di un articolo allora il cursore "entra" nella cornice che racchiude tali dati; l' utente allora seleziona il campo che desidera modificare, mediante i tasti direzionali, e vi inserisce il dato desiderato. (ricordando le avvertenze relative alla modifica dei 
vari campi). Il codice dell' articolo non puo' essere modificato (in tal caso l' articolo stesso deve essere cancellato e poi reinserito). E' bene in ogni caso evitare di cancellare dei codici dall' archivio se sono stati gia' usati in qualche registrazione, perche' qualche programma potrebbe "andare in errore" non trovando il dato relativo ad un certo codice, usato in precedenza e poi cancellato. La fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore "al di fuori" della cornice della videata.

**

< Help > ** 

Digitando "H" si richiama il presente help

**
< F2 > ** 

Cancellazione ARTICOLO a video dall" anagrafico


**< 1 >**  

Fa comparire la videata "1", relativa ai "dati principali" dell' articolo.

**
< 2 >  

**Compare la videata "2", detta dei "Riferimenti gestionali", ossia dei dati di listino (ingrosso e minuto) e di quelli di consuntivo per la valorizzazione del periodo corrente.

**
< 3 >  

**Fa comparire la videata dei dati "contabili" associati all' archivio. (videata numero "3").

**
< 4 >**  

Presenta la videata "Dettaglio magazzini", ossia la numero "4" descritta in precedenza.

**
< F6 >**  

Attiva una procedura di stampa, ordinata per codice, di tutti gli articoli presenti in archivio.
**

< F7 >  

**Consente la ricerca interattiva, mediante un campo che compare in basso a sinistra nel video, dell'articolo che si desidera visualizzare; Questo tipo di ricerca avviene mediante la DESCRIZIONE; sono utilizzabili i soliti tasti <F1> <F2> e <F3>.

**
< F10 >  

**E' una funzione analoga a quella attivata mediante il tasto <F7>, ma e' basata sul campo CODICE degli articoli.
**

< Esc >**  

Uscita dal display e ritorno a menu' "Archivi di Base".


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