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Manuale: FRIEND - ARCHIVI DI BASE
CODIFICA ARCHIVI DI BASE
Codifica archivio articoli
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Livello superiore: Codifica archivi di base
E' il programma numero 3 del menu' “archivi di base”; deve essere utilizzato per codificare l' archivio degli articoli quando si utilizzi il modulo bolle e fatturazione o gestione ordini o ancora, ovviamente, il modulo magazzino. Anche il modulo di gestione della distinta base, appoggiandosi al magazzino, richiede una codifica degli articoli mediante questo programma.
La codifica dell' anagrafico articoli non e' necessariamente legata ad una gestione fiscale del magazzino, infatti chi utilizzi il solo modulo per l' emissione delle fatture ha bisogno di inserire dei codici che corrispondano agli articoli venduti. (senza registrare movimenti di carico e scarico o fare riferimento all' esistenza fisica dei vari articoli).
Questo archivio anagrafico consente anche l' immissione di “pseudo codici”, ossia di articoli che servono soltanto per attivare determinate funzioni in fatturazione ma che non indicano alcun materiale o prodotto o particolare vero e proprio; alla fine di questo paragrafo sono riportati alcuni casi di codici di questo tipo, con un riferimento circa il loro utilizzo.
I dati di ciascun articolo sono ripartiti in 4 videate, descritte in seguito; per “passare” da una videata all' altra si digita semplicemente il numero di quella desiderata (“1”,”2”,..).
Categoria (0).....................
Codice Articolo Descrizione Cod.Alternativo/barre
(1)........... (2)...... (3)............................ (5)..................
(4)............................
Annotazioni (6)...............................................................
Un.misura Peso Unit. Tipo art. Gest.Magazz. Cod.IVA Sottoconto FlagsVari
(7)..... (8)...... (9).... (10).... (11)... (12)...... (13).....
INGROSSO SC.% MINUTO SC% LISTINO 3 LISTINO 4 LISTINO 5 LISTINO 6
Prezzi: ........ ... ...... .. ......... ......... ......... .........
Provvigioni base: .............. Indicat.promo: .............. Validita': ..............
STATISTICA PrimoA/V UltimoA/V PrezzoUlt Quantita' Tot.valore Valore medio
Acquisti ........ ......... ......... ........ .......... ............
Vendite ........ ......... ......... ........ .......... ............
Giacenze complessiva: ............ Cod.forn.abituale: ....... ...................
Odinato a fornitori: ............ Livello/lotto riord: ......... / ..........
Impegnato da clienti: ............ Scorta minima: .........
Disponibilita': ............ Nostro barcode: ......................
Posizione magazzino: .............
Figura 01. Videata “1” del programma di gestione anagrafico articoli
I dati presentati dalla videata “1” del programma in esame, riportata in figura 01, sono:
Categoria Merceologica (0)(2)
In caso sia definita la tabella “Categoria Articoli” questo e' il campo in cui viene definito a quale categoria e' collegato l'articolo. Piu' nel dettaglio, nel campo (2) con il tasto funzione <F3> viene selezionato il codice della Categoria Merceologica dalla tabella e nel campo (0) viene riportata in automatico la Descrizione.
Codice Articolo (1)
Questo campo ospita il codice dell' articolo visualizzato; esso deve essere diverso da quello di tutti gli altri articoli e, una volta inserito, non puo' piu' essere modificato, a meno di cancellare e reinserire tutti i dati relativi a tale articolo; sono disponibili 15 spazi per questo codice, in cui l' utente puo' inserire cifre o caratteri alfabetici. Il programma mantiene un indice di ricerca degli articoli basato su questocampo.
Descrizione (3)(4)
E' la descrizione che viene associata al codice inserito nel campo precedente, nelle bolle e nelle ricerche di tipo interattivo quando deve essere inserito un codice articolo. Il programma mantiene un indice di ricerca degli articoli basato su questo campo. La descrizione può essere messa su due righe (3) e (4).
Cod.Alternativo/barre (5)
Facoltativamente l' utente puo', in questo campo, inserire un secondo codice per l' articolo in esame. Questa funzionalita' e' utile quando l' utente del Friend debba stampare sui documenti i codici articoli voluti dai suoi clienti, ma desideri anche utilizzare una propria codifica interna dei vari prodotti. Nel caso il codice inserito sia un codice a barre (che puo' essere 'sparato' con la pistola standard da negozio) puo' essere utilizzato nella creazione del documento (ddt o fattura) così da poter 'sparare' il codice invece di digitare il codice per la ricerca dell'articolo.
Annotazioni (6)
Questo campo e' disponibile per annotazioni “libere” dell' utente; come descritto nel capitolo sulla parametrazione stampe documenti, puo' essere anche stampato sulle bolle e sulle fatture, quando viene movimentato l' articolo a cui si riferisce.
Un. misura (7)
Viene inserità l'unità di misura dell'articolo (PZ., NUM, KM, ecc).
Peso Unit. (8)
Nel campo viene inserito il peso unitario se definito. E' un dato totalmente descrittivo, che attualmente non viene utilizzato da alcuna procedura del Friend.
Tipo Art. (9)
Questo campo specifica se l' articolo a video indica un vero e proprio prodotto o merce a magazzino o se si tratta di uno “pseudo-codice”; i valori che si possono inserire sono:
1) Nessun valore, ossia “Blank” Contraddistingue i normali articoli di magazzino,
2) “T” (sta per tratta) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo delle spese “di tratta”.
3) “V” (sta per trasporto) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo delle spese di trasporto.
4) “B” (sta per bolli) Indica che l' articolo viene usato in fase di emissione fattura per inserire, su una certa riga, l' importo dei bolli da applicare sulla ricevuta bancaria relativa al documento che si sta registrando.
5) “R” (sta per raccolta) Indica che l' articolo a video e' un “pallet”, ossia uno scatolone o altro mezzo di raccolta; gli articoli con questo indicatore ammettono una esistenza a magazzino NEGATIVA a seguito della registrazione di una bolla o di uno scarico di magazzino.
Gest. magaz. (10)
Il valore inserito in questo campo determina il trattamento dell' articolo in fase di registrazione documenti (bolle e fatture); i valori ammissibili sono:
1) Nessun dato inserito (o zero) Vengono applicate tutte le procedure standard in fase di registrazione bolle e fatture e registrazione movimenti di magazzino; (riferirsi quindi ai rispettivi paragrafi per maggiori informazioni).
2) 77 Questo valore si puo' utilizzare per lavorati/semilavorati e fa si che, nella registrazione di CARICO MAGAZZINO, specificando l' articolo a video, venga incrementata non la sua esistenza in magazzino ma bensi' quella di tutti i suoi diretti componenti, in ragione del coefficiente di impiego di ciascuno.
3) 99 Inserendo questo valore, pur specificando l' articolo a video in una riga di bolla, non viene decrementata la sua esistenza a magazzino; non viene neanche controllato se a magazzino e' presente una quantita' sufficiente di tale articolo per consentire l' emissione della bolla. In sostanza, si inserisce 99 per quegli articoli per cui non si desidera gestire in alcun modo l' esistenza fisica.
Cod. IVA (11)
Questo codice deve essere inserito se l' utente emette e registra fatture utilizzando l' apposito programma del Friend. (programma 1 del menu' “commerciale”, ossia per emissione bolle e fatture). L' inserimento di questo dato, se si possiede il modulo “commerciale” (bolle e fatturazione) del Friend puo' essere piu' agevolmente fatto mediante il prgoramma di display del listino compreso in tale modulo.
SottoConto (12)
Se l' utente desidera movimentare diversi sottoconti di ricavo in funzione dell' articolo venduto, tali sottoconti devono essere specificati in questo campo: i caratteri disponibili sono 7: dunque non deve essere inserito un codice completo dato da Gruppo+Conto+SottoConto ma solo il gruppo di 7 caratteri che, dati gruppo e conto, consente di identificare il sottoconto cosi' come codificato nel piano dei conti. Supponendo che il piano dei conti presenti la codifica in figura 04, in questo campo potra' essere inserito “01”,”02” o “03”; il gruppo e conto, che potra' essere “0101” oppure “0102” sara' inserito di volta in volta nella videata della procedura di passaggio fatture in contabilita' (vedere il capitolo relativo nel manuale del modulo “Fatturazione”). Chiaramente, in fase di codifica dell' anagrafico articoli, interessa assegnare un valore a questo campo solo se viene gestita la contabilita' e vengono emesse delle fatture da contabilizzare, con l' esigenza descritta di movimentare diversi sottoconti di ricavo.
Codice Descrizione Flags P r o g r e s s i v i
dare avere
01 RICAVI DA VENDITE
0101 RICAVI DA VENDITE ITALIA
010101 VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 1
010102 VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 2
010103 VENDITE ITALIA ARTICOLI TIPO 3
0102 RICAVI DA VENDITE ESTERO
010201 VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 1
010201 VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 2
010203 VENDITE ESTERO ARTICOLI TIPO 3
digitare < 2 > per vedere i dati "periodici"
Figura 04. Esempio di codifica del mastro ricavi
Ingrosso
Prezzo di Vendita Ingrosso. Corrisponde al prezzo di listino “di default” o “1” specificato nell' anagrafica cliente.
Sc.%
Sconto associato al prezzo inserito nel campo precedente
Minuto
Prezzo di Vendita Minuto. Questo prezzo corrisponde a quello del listino “2” per quanto riguarda il “numero di listino” specificato nella scheda anagrafica dei clienti. Vedere i capitoli sulla gestione dei listini e sulla fatturazion per avere maggiori informazioni su questo dato.
Sc.%
Sconto associato al prezzo inserito nel campo precedente
Listino da 3 a 6
Possibilità di definire altri listini collegati ai clienti per definire prezzi diversificati.
Primo A/V
Primo Acquisto/Vendita. Questo campo e' aggiornato in modo automatico in fase di registrazione movimenti di carico o ordini fornitori (come desiderato dall' utente) in base all' opzione scelta a livello di valorizzazione magazzino. Vedere il capitolo sulla valorizzazione del magazzino per avere maggiori informazioni su questo campo.
Ultimo A/v
Ultimo Acquisto/Vendita. Questo campo e' aggiornato in modo automatico in fase di registrazione movimenti di carico o ordini fornitori (come desiderato dall' utente) in base all' opzione scelta a livello di valorizzazione magazzino. Vedere il capitolo sulla valorizzazione del magazzino per avere maggiori informazioni su questo campo.
PrezzoUlt
Prezzo Ultimo. Questo campo e' aggiornato in modo automatico in fase di registrazione movimenti di carico o ordini fornitori o ancora emissione fatture (come desiderato dall' utente) in base all' opzione scelta a livello di valorizzazione magazzino. Vedere il capitolo sulla valorizzazione del magazzino per avere maggiori informazioni su questo campo.
Quantita'
E' aggiornato con lo stesso criterio adottato per il campo precedente.
Tot.valore
E' aggiornato con lo stesso criterio adottato per il campo precedente.
Valore medio
Se il campo “progressivo quant. venduta” ha un valore non nullo, qui viene dato il prezzo medio per articolo, relativo al periodo corrente, mediante l' ovvio rapporto.
Giacenza Complessiva
In questo campo viene riportata l' esistenza fisica totale nei vari magazzini dell' articolo a video; l' utente puo' modificare tale valore ma e' bene che cio' non avvenga; infatti esso e' aggiornato automaticamente in fase di emissione bolle di accompagnamento e di registrazione dei movimenti di carico e scarico magazzino. Il Friend gestisce 6 magazzini, le cui esistenze specifiche sono indicate nella videata “4”; in questa videata e' indicata l' esistenza complessiva di tali magazzini; la eventuale modifica fatta su questo campo si ripercuote sempre sul magazzino 1. (magazzino principale).
Ordinato a Fornitori
Per questo campo valgono esattamente le stesse osservazioni fatte in merito al campo precedente: infatti la gestione degli ordini fornitori e' in tutto analoga a quella degli ordini clienti.
Impegnato da Clienti
Questo campo e' modificabile dall' utente, ma questo non deve essere fatto quando si dispone del modulo di gestione ordini e si registrano correntemente gli ordini da clienti: infatti il valore presentato viene automaticamente incrementato ogni qualvolta si registra un ordine cliente; questo tipo di aggiornamento avviene anche coerentemente con la codifica eventualmente fatta della distinta base; registrando un ordine da cliente per un lavorato, se a magazzino non ve ne e' una scorta sufficiente ad evadere l' ordine, viene di conseguenza incrementato l' “impegnato” dei suoi componenti, in ragione della produzione che deve essere fatta.
Scorta Minima
Questo dato indica la scorta minima (o livello di riordino) per l' articolo a video; trattasi della quantita' al di sotto della quale non dovrebbe mai scendere l' esistenza a magazzino dell' articolo dato. Questo dato e' utilizzato per il calcolo della “disponibilita'” degli articoli e quando si fa una stampa dei “sottoscorta”, come supporto per l' addetto agli ordini ai fornitori (vedere il paragrafo sulle “stampe su anagrafico articoli”).
Disponibilita' Questo e' un campo di solo “output”, che visualizza il risultato della seguente somma algebrica:
Giacenza
Complessiva + Ordinato
a fornitori - Impegnato
da clienti - Scorta
minima
Cod.forn.abituale
Qui può essere inserito il codice dell'eventuale fornitore abituale per l'articolo. Questo campo, se compilato, permette di creare, dalla procedura apposita, l'ordine a fornitore quando si necessita di acquistarne di nuovi.
Livello/lotto riod.
Viene inserito il livello di riordino e se esistente anche il lotto dell'articolo.
Nostro barcode
In caso fosse necessario può essere inserito il barcode che è stato assegnato all'articolo.
Posizione magazzino
Serve solo a livello di informazione per mettere un veloce ritrovamento nel magazzino fisico per sapere dove è stato ubicato.
Nel programma di gestione dell' anagrafico articoli, sono attivi i seguenti tasti funzione:
< Pgdn >
Visualizzazione articolo seguente in archivio, che corrisponde alla pagina successiva a quella visualizzata
< Pgup >
Visualizzazione articolo seguente in archivio, ossia della pagina precedente a quella corrente
< Ins >
Serve per inserire un nuovo articolo nell' archivio; Se non e' correntemente attiva la videata “1”, viene presentata vuota e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove l' utente inserisce, appunto, il codice dell' articolo desiderato; premendo “Invio”, “Freccia Giu” o “Freccia Destra”, poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti,descritti in precedenza; inserito il valore che si desidera per l' ultimo campo (annotazioni), comparira' il messaggio: “SEGUE NUOVO CODICE ARTICOLO ?” L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore “al di fuori” della cornice contenente i dati dell' articolo (premendo ad esempio “Freccia Su” o “Freccia Indietro” sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda: “SEGUE NUOVO CODICE ARTICOLO ?” In questo caso l' utente puo' premere “N” ed in tal modo i dati dell' articolo che stava inserendo rimangono a video e quindi, premendo il tasto <Canc> o <Del>, egli puo' seguitare la fase di inserimento dei dati desiderati.
< Del > < Cancel >
Modifica della videata; se a video sono visualizzati i dati di un articolo allora il cursore “entra” nella cornice che racchiude tali dati; l' utente allora seleziona il campo che desidera modificare, mediante i tasti direzionali, e vi inserisce il dato desiderato. (ricordando le avvertenze relative alla modifica dei vari campi). Il codice dell' articolo non puo' essere modificato (in tal caso l' articolo stesso deve essere cancellato e poi reinserito). E' bene in ogni caso evitare di cancellare dei codici dall' archivio se sono stati gia' usati in qualche registrazione, perche' qualche programma potrebbe “andare in errore” non trovando il dato relativo ad un certo codice, usato in precedenza e poi cancellato. La fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore “al di fuori” della cornice della videata.
< Help >
Digitando “H” si richiama il presente help.
< F2 >
Cancellazione ARTICOLO a video dall' anagrafico.
< 0 > PRINCIPALE
Fa comparire la videata “0”, relativa ai “dati principali” dell' articolo.
< 1 > GIACENZE
Compare la videata “1”, detta dei “Riferimenti gestionali”, ossia dei dati di listino (ingrosso e minuto) e di quelli di consuntivo per la valorizzazione del periodo corrente.
< 2 > VARIE
Fa comparire la videata dei dati “contabili” associati all' archivio, e dei riferimenti per la lavorazione.
< 3 > MAGAZZINI
Presenta la videata “Dettaglio magazzini”.
< F6 >
Attiva una procedura di stampa, ordinata per codice, di tutti gli articoli presenti in archivio.
< F7 >
Consente la ricerca interattiva, mediante un campo che compare in basso a sinistra nel video, dell'articolo che si desidera visualizzare; Questo tipo di ricerca avviene mediante la DESCRIZIONE; sono utilizzabili i soliti tasti <F1> <F2> e <F3>.
< F10 >
E' una funzione analoga a quella attivata mediante il tasto <F7>, ma e' basata sul campo CODICE degli articoli.
< Esc >
Uscita dal display e ritorno a menu' “Archivi di Base”.
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