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La codifica descritta in questo paragrafo e' fattibile mediante il programma numero 6 del menu' “commerciale”; la videata di tale procedura e' riportata in figura 01; a ciascun codice di tipo-documento e' riservata una pagina in cui sono presentati i seguenti dati:
Codice tipo documento
In questo campo deve essere inserito il codice di tipo documento che identifica appunto quei documenti per i quali valgono le proprieta' e le caratteristiche indicate dai campi seguenti. I codici predisposti inizialmente dal Friend sono: “B1” per le bolle normali (di vendita), “F1” per le fatture normali, “F2” per le fatture accompagnatorie e cosi' via.
Classe documento
In questo campo e' possibile inserire uno dei seguenti valori:
“1” Indica che il codice di tipo documento a video si riferisce ad una BOLLA DI ACCOMPAGNAMENTO, con una qualsivoglia causale di movimentazione della merce.
“2” Individua un codice di tipo documento che corrisponde ad una FATTURA NORMALE (differita rispetto al momento in cui la merce e' stata spedita, con bolla, o il servizio fatturato e' stato reso al cliente).
“3” Indica una FATTURA ACCOMPAGNATORIA, ossia un documento che al tempo stesso presenta i dati richiesti per l' accompagnamento della merce venduta e il prezzo e le condizioni di vendita, (e' tipicamente una fattura, dal punto di vista della contabilita' generale).
Raggruppamento numerazione
Come l' utente potra' vedere, il programma di registrazione documenti (numero 1 del menu' “Commerciale”), attribuisce un numero progressivo ai documenti emessi, separatamente per ciascun codice presente nella tabella ora in esame; se pero' vi sono due o piu' codici che presentano, nel campo in esame, lo stesso carattere (ad esempio “A”) ad essi corrispondera' una sola numerazione di documenti.
Tipo di destinatario
In questo campo si inserisce “C” o “F”, secondo che la ditta destinataria dei documenti emessi con il codice-tipo a video sia un cliente o un fornitore.
Documento da fatturare
Se il documento emesso utilizzando con il codice a video e' una bolla da fatturare si inserisce “S”, altrimenti “N” o si lascia il campo “vuoto”.
Causale contabile
Se tipo di documento identificato dal codice a video deve essere contabilizzato, (ossia e' una fattura di vendita) in questo campo deve essere inserita la causale contabile relativa; riferendoci alla codifica standard del Friend, si trattera' della causale “FTV”. Vedere a questo proposito il paragrafo sulla “codifica causali contabili”. Questo campo deve essere specificato quando nel campo “Classe documento” sia stato inserito l' indicatore “2” o “3”.
Causale magazzino
Se nel campo “classe documento” e' stato inserito il carattere “1” o “3”, per individuare una movimentazione magazzino relativa al documento emesso, in questo campo puo' essere inserita la causale di movimentazione per i movimenti di magazzino in questione; tale causale puo' essere anche ulteriormente modificata in fase di emissione di una specifica bolla o fattura accompagnatoria. (vedere il paragrafo sulla “emissione bolle e fatture”).
Modulo parametri di stampa
In questo campo deve essere inserito normalmente uno dei seguenti codici: “MODBOL” per le bolle di accompagnamento “MODFAT” per le fatture non accompagnatorie “MODFAC” per le fatture accompagnatorie
Quanto ora schematizzato puo' variare in funzione di speciali personalizzazioni riguardanti la stampa dei documenti; vedere anche il paragrafo sulla “Parametrazione stampe documenti” della sezione di manuale relativa alle ” Procedure di utilita' ” e il paragrafo sulla “Predisposizione della stampa dei documenti” del presente capitolo.
Codice Tipo Documento
Descrizione
Descrizione Scelta Possibili Scelte o
Parametro corrente descrizione dato richiesto
Classe documento 1=Bolla,2=Fatt.,3=Fatt.Acc.
Raggruppamento numerazione Blank,A,B,C,...
Tipo di Destinatario C=Cliente F=Fornitore
Documento da fatturare Mettere "S" per bolle vend.
Causale Contabile per fatture normali e acc.
che passano in contabilita"
Causale Magazzino per bolle e fatture acc.
che generano movim.magazzino
Modulo Parametri di stampa Un nome di file parametri
(es.MODFAT,MODFAC,MODBOL..)
Figura 01. Videata del programma di codifica tipi di documento
I tasti funzione abilitati nel programma di codifica tipi di documento sono:
< Pgdn >
Fa comparire la pagina seguente del display; ad ogni pagina corrisponde un codice di tipo - documento.
< Pgup >
Fa comparire la pagina precedente del display.
< Home >
Fa comparire il primo codice della tabella.
< End >
Fa comparire l' ultima pagina.
< Ins >
Aggiunta codice tipo documento nella tabella a video;
La videata viene “ripulita” e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove si digita, appunto, il nuovo codice da inserire in tabella.
Utilizzando i tasti direzionali, poi, e' possibile inserire i valori desiderati negli altri campi descritti in precedenza;
La fase di inserimento termina quando si verifica una delle seguenti situazioni:
1) Si preme il tasto <Invio> sull' ultimo campo in basso a destra nella parte di video relativa ai dati da inserire.
2) Si preme il tasto <Freccia-Giu'> sull' ultima riga in basso nella parte di video relativa ai dati che si stanno inserendo.
3) Si preme il tasto <Freccia-Su'> sulla prima riga in alto nella parte di video relativa ai dati che si stanno inserendo.
4) Si preme il tasto <Freccia-Sinistra'> sul primo campo in alto a sinistra nella parte di video relativa ai dati da inserire (e il cursore si trova all' inizio del campo corrente).
5) Si preme il tasto <Freccia-Destra> sull' ultimo campo in basso a sinistra nella parte di video relativa ai dati da inserire (e il cursore si trova alla fine del campo corrente). Terminata la fase di inserimento nel modo descritto compare la domanda: SEGUE NUOVO CODICE TIPO DOCUMENTO ? L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se la procedura di inserimento ora descritta termina prima che siano stati inseriti tutti i dati desiderati (ad esempio perche' e' stato premuto un tasto direzionale errato) l' utente puo' premere “N” ed in tal modo i dati che stava inserendo rimangono a video; allora premendo il tasto <Cancel> o <Delete> e' possibile completare la specifica dei valori desiderati per i vari campi.
< Del > < Canc >
Modifica della videata: il cursore si posiziona sul primo campo modificabile in alto a sinistra; con i tasti direzionali e' poi possibile selezionare gli altri campi a video per digitare eventuali variazioni.
Questa procedura di modifica termina nello stesso modo descritto per quanto riguarda la procedura di inserimento attivata con il tasto <Ins>.
< Help >
Premendo “h” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;
< F2 >
Cancellazione codice a video: premuto questo tasto compare in alto a sinistra una freccia; premendo allora il tasto “BackSpace” si conferma la cancellazione del codice “puntato” da tale freccia; premendo invece <Invio> si annulla la procedura di cancellazione.
< Esc >
Uscita dal programma descritto; viene ripresentato il menu' denominato “Emissione Documenti” (o “Commerciale” a livello di tasti funzione).
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