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Manuale: FRIEND - ARCHIVI DI BASE
Capitolo: 3) CODIFICA ARCHIVI DI BASE
Codifica archivio fornitori
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Successivo: gestione_del_fido_a_cliente
Livello superiore: codifica_archivi_di_base
E' il programma numero 2 del menu' “archivi di base”; deve essere utilizzato per codificare l' archivio dei fornitori quando si utilizzi il modulo bolle e fatturazione o il modulo contabilita' o ancora il modulo gestione ordini fornitori; per quanto riguarda il modulo magazzino, il codice del fornitore nella registrazione di carico/scarico merce non e' un dato obbligatorio e dunque l' utente puo' decidere se gestire o no queste anagrafiche.
DATI ANAGRAFICI & GESTIONALI Codice Nome (1) + etichetta postale Rag. soc. < e intestazione Indir. (1) bolle e fatture Indir. (2) + Codice Fiscale... Provincia:....... Partita IVA........... Va in Allegato fine Anno [S/N].. Stato Giuridico [F/G]........... ( F=Persona fisica, G=Giuridica ) Telefono................. Telex.................... Annotazioni..
Figura 02. Videata del programma di gestione anagrafico fornitori
La videata principale del programma in esame e' riportata in figura 02; in essa compaiono i seguenti campi:
Codice
In questo campo, l' utente deve inserire il codice che contraddistingue il fornitore, in fase di inserimento; possono essere inseriti caratteri alfabetici e cifre; il codice del fornitore non puo' essere modificato una volta che esso e' stato inserito.
Nome (1)
In questo campo si puo' inserire la dicitura “Spettabile”, che compare sulla prima riga della parte riservata alla descrizione del destinatario nelle bolle (reso, c/lavoro); se vi sono dei fornitori con una ragione sociale molto lunga, pero', si puo' anche usare questo campo per inserire parte di essa.
Rag.Soc.
Questo campo e' riservato alla ragione sociale della ditta (o al cognome e nome se trattasi di persona fisica); il programma gestisce un indice di ricerc basato su questo campo e in tutte le occasioni in cui deve essere imputato un codice fornitore, questo campo fornisce la descrizione associata. Se vengono inseriti cognome e nome (il cognome prima), e' bene che essi siano separati da una virgola, in modo tale che il programma che stampa gli ALLEGATI FORNITORI possa usufruire di questa distinzione per stampare i due dati nei campi rispettivi del modulo di stampa; naturalmente questa avvertenza (della virgola) e' importante solo qualora l' utente disponga del modulo “Contabilita'” e voglia stampare egli stesso i propri allegati per la dichiarazione annuale dell' IVA. Se non si utilizza la virgola separatrice fra cognome e nome si avra' il contenuto del campo in esame nella colonna dell' allegato intestata con la dicitura: “Denominazione o Ragione Sociale ovvero Cognome”.
Indir.(1)
Qui deve essere inserita la prima parte dell' indirizzo del fornitore, ossia la VIA e il NUMERO CIVICO.
Indir.(2) Questo campo ospita la seconda parte dell' indirizzo, ossia il CAP, il comune e la provincia. quest' ultima deve essere inserita fra parentesi tonde, ”(” e ”)”. (in tal modo il programma che stampa l' allegato IVA di fine anno puo' ricavarla e stamparla ove previsto dal modulo). Codice Fiscale
Si inserisce il codice fiscale del fornitore, se c'e'.
Provincia
In questo campo e' possibile inserire la provincia del fornitore: e' inutile farlo comunque se essa e' stata gia' specificata (ed e' meglio che lo sia) a livello del campo “Indir.(2) ”. L' unico programma che utilizza questo dato e' quello che stampa gli allegati clienti/fornitori: se infatti non riesce ad individuare un codice provincia fra parentesi tonde nell' indirizzo, allora stampa quanto viene qui specificato.
Partita IVA
Si inserisce la partita IVA del fornitore, se c'e'.
Va in allegato fine anno Si inserisce “S” se il fornitore deve comparire in stampa dell' allegato nella dichiarazione IVA di fine anno.
Stato Giuridico
Si immette “F” o “G”, secondo che il fornitore a video sia una persona fisica o una persona giuridica; il valore specificato in questo campo ha importanza per quanto riguarda la stampa dell' allegato fornitori di fine anno; il programma stampa una “X” in corrispondenza della casella denominata “PF”, se in questo campo si inserisce “F”. Inoltre, il programma separa cognome e nome (o tenta di farlo) utilizzando la virgola, solo se e' inserita, appunto, la “F” indicante le persone fisiche. Telefono Si puo' inserire il numero di telefono del fornitore
Telex
Ovvio
Annotazioni
Questo campo puo' contenere delle annotazioni “libere”, che l' utente ritiene opportuno.
I tasti funzione abilitati nel programma di gestione anagrafico fornitori sono:
< Pgdn >
Fa comparire il fornitore seguente del display.
< Pgup >
Fa comparire il fornitore precedente.
< Home >
Compare il primo fornitore dell' archivio.
< Ins >
Serve per inserire un nuovo fornitore in archivio; questa procedura di inserimento e' standard: la videata viene “ripulita” e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove l' utente inserisce, appunto, il codice del fornitore in questione; premendo “Invio”,”Freccia Giu” o “Freccia Destra”, poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti,descritti in precedenza; inserito il valore che si desidera per l' ultimo campo (annotazioni), comparira' il messaggio: “SEGUE NUOVO CODICE FORNITORE ?” L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore “al di fuori”della cornice contenente i dati del fornitore,(premendo ad esempio “Freccia Su” o “Freccia Indietro” sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda: “SEGUE NUOVO CODICE FORNITORE ?” In questo caso l' utente puo' premere “N” ed in tal modo i dati del fornitore che stava inserendo restano a video; quindi premendo il tasto <Canc> o <Del> e' possibile seguitare la fase di inserimento dati relativi al fornitore in esame.
< Del > < Cancel > Modifica della videata; se a video sono visualizzati i dati di un fornitore, allora il cursore “entra” nella cornice che contiene tali dati; l' utente allora seleziona il campo che desidera modificare, mediante i tasti direzionali, e vi inserisce il dato desiderato. Il codice del fornitore non puo' essere modificato (in tale caso il fornitore stesso deve essere cancellato e reinserito). E' bene in ogni caso evitare di cancellare fornitori dall' archivio se i relativi codici sono stati gia' usati in qualche registrazione, perche' qualche programma potrebbe “andare in errore” non trovando il dato relativo ad un dato codice, usato in precedenza e poi cancellato. La fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore “al di fuori” della cornice della videata.
< Help >
Premendo “H” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;
< F2 >
Cancellazione codice fornitore: con questo tasto compare in basso a sinistra un riquadro, in cui l' utente deve inserire il codice del fornitore da cancellare; premendo allora <Esc>, non si cancella alcun dato. E' fortemente sconsigliabile cancellare un fornitore il cui codice e' gia' stato usato in qualche occasione, come gia' detto relativamente alla funzione di modifica.
< F10 >
Consente la ricerca interattiva, mediante un campo che compare in basso a sinistra nel video, del fornitore che si desidera visualizzare; Questo tipo di ricerca avviene mediante il campo codice; sono utilizzabili i soliti tasti <F1>, <F2> e <F3>.
< F6 > Attiva una procedura di stampa, ordinata per codice, di tutti i fornitori presenti in archivio.
< F7 >
E' una funzione di ricerca analoga all' <F10>; essa pero' avviene in base alla ragione sociale dei fornitori.
< Esc >
Uscita dal display dell' anagrafico fornitori; si “ritorna” al menu' di gestione archivi di base.
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