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Livello superiore:Registrazione ed emissione ordini
Questo programma consente, appunto la registrazione degli ordini, sia ricevuti da clienti che emessi verso fornitori; trattasi dell' opzione 1 del menu' di gestione ordini. La prima videata che compare, attivando questa procedura e' del tipo:
Ordini Clienti/Fornitori [C/F] _
Codice Numerazione Ordini ..... __
Conferma (S/N) ?
Per uscire premere <ESC>
Figura 01. Videata 1 programma di registrazione ordini
mediante tale videata potete decidere se registrare ordini relativi a clienti o a fornitori e indicare il CODICE DI NUMERAZIONE degli ordini che stanno per essere immessi nell' elaboratore; tale codice di numerazione puo' anche essere omesso, tuttavia se utilizzato puo' consentire la suddivisione degli ordini secondo un criterio ritenuto opportuno: se ad esempio si desidera mantenere in archivio gli ordini di piu' anni, esso puo' identificare, appunto, l' anno.
Confermata la scelta appena descritta compare la videata in cui si immettono i dati della testata ordine: (per “entrare” nella fase di immissione occorre premere il tasto <Del> o <Cancel> o <Ins>, come indicato nella parte inferiore del video).
No / del TESTATA ORDINE C.Ditta: _______ ______________________________ %Sconto Cl.: __ Riferim.Ditta: Cod.Raggr.ord. Agente: %Provv.Ag.: Cod.Pag.: Agg.Cl.S/N Cod.Banca: Agg.Cl.S/N Scadenza Cons.: Trasp.Carico M/D/V: Porto: F/A: Numero Colli: Peso Totale: Aspetto Esterno: Annot.in Bolla: Destin.Merce: Causale Trasp. Vettore: Nostre Annotaz.:
Figura 02. Videata 2 programma di registrazione ordini
I campi che competono a questa videata sono:
Numero
Numero dell' ordine da registrare; il programma presenta un progressivo dipendente dal codice di numerazione precedentemente selezionato; l' utente puo' modificare tale numero ma non puo' essere attribuito un valore gia' usato per un altro ordine.
< Del >
(data) La data dell' ordine che si registra; il programma presenta inizialmente la data del giorno, che puo' essere poi variata dall' operatore come egli desidera.
Codice Ditta
Trattasi del codice del cliente o del fornitore relativo all' ordine che si sta registrando; questo dato e' obbligatorio per poter procedere alla registrazione; Tasti abilitati:<F1>,<F2> e<F3> per la ricerca interattiva del codice da inserire.
Accanto al campo codice ditta c'e' il campo relativo alla descrizione, che compare in automatico in base al codice ditta selezionato; se pero' l' utente non inserisce alcun codice ditta e si posiziona sul campo - descrizione, egli puo' utilizzare ancora i tasti funzione<F1><F2><F3> ed operare una RICERCA MEDIANTE DESCRIZIONE; selezionata la descrizione desiderata comparira' a video il codice relativo con gli altri dati eventualmente collegati.
%Sconto Cl.
Registrando un ordine da cliente e' possibile inserire una percentuale di sconto globale a lui associata, che si applica su tutti gli importi dell' ordine. Il programma presenta in automatico la percentuale eventualmente inserita in anagrafico - clienti.
Riferim.Ditta
E' un campo alfanumerico che consente di inserire un riferimento descrittivo per l' ordine usato dal cliente (o fornitore) cui l' ordine in questione si riferisce; puo' trattarsi anche del codice - ordine usato dal cliente e che questi desidera che compaia sulle bolle e/o sulle fatture (Vedere il paragrafo PARAMETRAZIONE STAMPE DOCUMENTI);
Cod. Raggrupp. Ordini
E' possibile definire dei codici di raggruppamento comuni a piu' ordini e specificarli in questo campo; la procedura di stampa bolle e fatture e' in grado di stampare un unico codice di raggruppamento anziche' una serie di numeri-ordine. E' attivato il tasto funzione<F1> per la ricerca interattiva del codice di raggruppamento che si desidera inserire; Vedere i paragrafi PARAMETRAZIONE STAMPE DOCUMENTI e CODIFICA TABELLA RAGGRUPPAMENTI.
Agente
Il codice agente relativo all' ordine in questione puo' essere inserito (facoltativamente) in questo campo; Il programma presenta inizialmente l' eventuale codice agente inserito nell' anagrafica del cliente precedentemente selezionato e l' utente puo', se desidera, variare tale codice. La presenza di un codice agente implica, nel momento in cui si registra l' ordine a video, il calcolo in tempo reale delle provvigioni su ordinato. Su questo campo sono attivi i tasti<F1><F2> e<F3> per la ricerca.
% Provv. Agente
Le eventuali provvigioni, calcolate quando descritto al punto precedente, vengono determinate sulla base del valore indicato a video in questo campo; il suo valore iniziale e' quello dato nell' anagrafica dell' agente coinvolto, ma puo' essere modificato come desiderato.
Cod. Pag.
Codice pagamento associato all' ordine; ricercabile con il tasto - funzione<F1>; valore iniziale dato dall' anagrafica del cliente, modificabile in seguito.
Agg.Cl. (1)
Campo di tipo carattere attualmente non usato
Cod.Banca
Codice della banca cui il cliente si appoggia; valore dato inizialmente dall' anagrafica cliente e modificabile in seguito; il tasto<F1> consente la ricerca interattiva dei dati possibili.
Agg.Cl. (2)
Campo di tipo carattere attualmente non usato
Scadenza Consegna.
Data prevista di consegna della merce contemplata nell' ordine; sia nel caso di ordine cliente che fornitore e' bene che questo dato sia inserito, poiche' viene utilizzato per l' ordinamento dello scadenziario - consegne merce. (Vedere ad esempio il paragrafo sul PROSPETTO PER EVASIONE ORDINI.
Trasp.Carico M/D/V
E' un dato non obbligatorio che, se inserito, viene utilizzato dalla procedura per la generazione di bolle da ordini (procedura di evasione) e specifica se il trasporto e' a carico del mittente (M) destinatario (D) o del vettore (V). Vedere il paragrafo sul PROSPETTO PER EVASIONE ORDINI.
Porto F/A
Indica se il “porto” della merce ordinata e' franco (F) o assegnato (A); questo dato viene elaborato come quello descritto al punto precedente e non e' obbligatorio.
Numero colli Peso totale Aspetto esterno Annot.in bolla Destin.Merce Causale Trasp.
Campi elaborati come quelli appena descritti, relativi alla generazione automatica di bolle per l' evasione di un ordine.
Vettore (codice e due campi di descrizione)
Se il vettore viene specificato gia' al momento dell' ordine e' possibile, mediante questo campo, ricercarlo nell' anagrafica fornitori; (tasti funzione<F1><F2><F3> abilitati); selezionando un certo codice, nei due campi seguenti compaiono la ragione sociale e l' indirizzo corrispondenti e sono tali campi descrittivi (non il codice) che vnegono poi riportati sulle bolle di accompagnamento; in alternativa alla ricerca per codice l' utente puo' anche digitare direttamente nei campi descrittivi i dati relativi al vettore desiderato.
Nostre Annotazioni
Campo “libero” per l' immissione di annotazioni eventuali relative all' ordine; tali annotazioni sono di uso interno e non vengono stampate su bolle e fatture.
Completata l' immissione dei dati nella videata ora descritta, non appena ricompare la descrizione “in reverse” dei tasti funzione abilitati, l' utente puo' premere i tasti <2> e di nuovo <Ins> o <Del> o <Cancel> per inserire i dati nella videata riportata nella figura seguente; questi dati indicano - articolo per articolo - la merce in oggetto nell' ordine che si sta registrando.
No / del DETTAGLIO ORDINE
N. Codice Articolo Descrizione / %IVA Num./U.M. Prezzo/Sc
Figura 03. Videata 3 programma di registrazione ordini
Per ciascuna voce dell' ordine, verranno imputati i dati descritti nel seguito in forma tabellare.
Codice Articolo
Il codice dell' articolo che viene ordinato dal cliente o al fornitore deve essere inserito in questo campo; sono naturalmente disponibili i tasti funzione<F1><F2><F3> per la ricerca dei codici da immettere;
Descrizione
La descrizione dell' articolo, cui e' riservato questo campo, compare automaticamente in funzione del codice precedentemente inserito; posizionandosi pero' su questo campo e' anche possibile una ricerca mediante descrizione, con i soliti tasti<F1><F2><F3>; Selezionata una descrizione, compare di conseguenza il codice relativo e gli altri dati eventualmente predisposti in anagrafica ed utili nel contesto dell' ordine.
Si noti che anche operando una ricerca per descrizione, il codice dell' articolo DEVE SEMPRE COMPARIRE A VIDEO per avere una corretta elaborazione dell' ordine; La voce di ordine in cui sia specificata una descrizione ma non il codice viene infatti trascurata dalle procedure che aggiornano l' impegnato da cliente / ordinato a fornitore e lo scadenziario consegne merce.
Numero
E' il numero di pezzi (o altra unita' di misura) che vengono ordinati dell' articolo correntemente a video.
Prezzo
Prezzo concordato per l' articolo; compare inizialmente quello predisposto a listino (ingrosso), che l'utente puo' successivamente variare. Questo campo non e' obbligatorio, in quanto e' possibile anche una gestione degli ordini basata sulle sole quantita' (mentre il prezzo viene inserito in fase di fatturazione).
Codice IVA
E' il codice IVA che compare al momento della selezione dell' articolo, e che eventualmente l' utente puo' modificare.
Unita' Misura
Vale lo stesso discorso fatto al punto precedente.
Sconto %
Questa percentuale di sconto e' inizialmente quella inserita nell' anagrafica dell' articolo precedentemente selezionato; l' operatore deve tenere conto del fatto che tale sconto associato all' articolo SI SOMMA allo sconto associato alla ditta (cliente), che viene inserita nella testata ordine; solitamente deve essere fatta, a livello di codifica anagrafiche, una scelta per stabilire se utilizzare solo gli sconti clienti o solo gli sconti articoli oppure ancora una combinazione di entrambi.
In totale e' possibile inserire fino a 2000 articoli per ciascun ordine; siccome la videata consente di visualizzare 7 articoli per volta, e' possibile utilizzare i tasti funzione <Pgup> e <PgDn> per effettuare lo “scorrimento” dei campi in cui e' possibile l' inserimento di questi dati; questi tasti funzione sono attivi nel momento in cui compare la descrizione relativa nella parte inferiore della videata, dunque non quando il cursore si trova in uno dei campi precedentemente descritti.
Completato l' inserimento dei dati descritti in questo paragrafo, l' utente premera'<F10> per confermarli e avviare la procedura di registrazione ordine.
Successivo:Stampa ordini clienti fornitori
Livello superiore:Registrazione ed emissione ordini