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Attivando questo sottoprogramma compare la videata di seguito riportata, in cui l' operatore indica quali documenti devono essere eliminati dall' archivio.
ATTENZIONE: QUESTA PROCEDURA ESEGUE LA CANCELLAZIONE
DEFINITIVA DEI DOCUMENTI (BOLLE/FATTURE) CON DATA DI
EMISSIONE ANTERIORE O UGUALE A QUELLA SPECIFICATA IN
SEGUITO, SENZA POSSIBILITA" DI RECUPERO !
Data limite eliminazione ..............
Tipo di documenti da eliminare ........ < Blank=Tutti
Descrizione ...........................
Conferma esecuzione procedura [S/N] ...
Figura 02. Videata programma di eliminazione documenti da archivio.
I dati da inserire in questa fase sono:
Data limite eliminazione
Si inserisce la data per cui tutti i documenti (del tipo specificato in seguito) devono essere eliminati se sono stati emessi in data anteriore o uguale.
Tipo di documenti da eliminare
In questo campo si inserisce il codice-tipo dei documenti che si desidera eliminare dall' archivio; se non si inserisce alcun codice, vengono eliminati i documenti di qualsiasi codice-tipo. (chiaramente se rientrano nella data limite specificata). Con il tasto<F1> e' possibile la ricerca dei codici inseribili.
Descrizione
Il programma presenta la descrizione associata al codice appena inserito.
Conferma esecuzione procedura Digitando <S> e <Invio> si attiva la procedura descritta, mentre con <N> e <Invio> il cursore si riposiziona sul campo “data limite”. Premendo <Esc> si ritorna al menu' principale.
Nell' attivare la cancellazione periodica dei documenti piu' “vecchi” in archivio, e' bene considerare quanto segue:
1) L' utilizzo di questa procedura deve avere una periodicita' almeno annuale (che e' quella consigliata se non ci sono problemi di memoria di massa), dal momento che non e' possibile avere in archivio due documenti aventi lo stesso codice-tipo e lo stesso numero progressivo, anche vengono emessi in due anni diversi.
2) Cancellando i documenti di vendita relativi ad un certo periodo, risulta poi impossibile attivare i programmi che fanno statistiche sulle vendite di tale periodo.
3) La procedura di eliminazione non controlla se i documenti di cui l' operatore richiede l' eliminazione sono stati o no “passati in contabilita” (se dovevano esserlo); e' responsabilita' dell' operatore attivare di volta in volta la procedura accertandosi che tutte le operazioni richieste siano state precedentemente eseguite sui documenti da eliminare.
4) Quanto sottolineato al punto (3) per la contabilizzazione delle fatture e' valido anche per quanto riguarda la fatturazione delle bolle di accompagnamento.
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