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E' il programma numero 2 del menu' “archivi di base”; deve essere utilizzato per codificare l' archivio dei fornitori quando si utilizzi il modulo bolle e fatturazione o il modulo contabilita' o ancora il modulo gestione ordini fornitori; per quanto riguarda il modulo magazzino, il codice del fornitore nella registrazione di carico/scarico merce non e' un dato obbligatorio e dunque l' utente puo' decidere se gestire o no queste anagrafiche.
DATI ANAGRAFICI & GESTIONALI
Codice ................. Partita IVA .................
Spettabile/Egr. .............................................
Rag. soc./ nome .............................................
Via e n. civico .............................................
CAP/comune ............................................. Provincia ..
DATI CONTABILI AMMINISTRATIVI DATI COMMERCIALI
Tipo .. Invio=Italia 1=CEE 2/B=Extra Codice Banca .......
Codice Fiscale ..................... Codice di pagamento : (cp1) ....
Allegato fine Anno [S/N] ........... (cp2) ..........................
Stato Giuridico [F/G] .............. Sconto .........................
% Rit.Acconto ...................... Porto [F/A/D] ..................
Conto Costo ........................ Trasp. a mezzo [M/D/V] .........
Conto Patrimoniale ................. Cod.divisa ordini ..............
Cod.categ. ...... Certificato .... Cod. Agente .... Obblig. Lotti ....
Cod.Zona ....... Cod.IVA ........ Telefono .......................
Lett./intento .... del ............ Fax .......................
IBAN: Paese/Check: .... Cin: .. ABI: ..... CAB: ..... CC: ...................
Note: ............................................................. C/ Lavoro: ....
....................................<F1> Memo Albo: .................
Cliente: ..............
Figura 02. Videata del programma di gestione anagrafico fornitori
La videata principale del programma in esame e' riportata in figura 02; in essa compaiono i seguenti campi:
Codice
In questo campo, l' utente deve inserire il codice che contraddistingue il fornitore, in fase di inserimento; possono essere inseriti caratteri alfabetici e cifre; il codice del fornitore non puo' essere modificato una volta che esso e' stato inserito.
Partita IVA
Si inserisce la partita IVA del fornitore, se c'e'.
Spett./Egr.
In questo campo si puo' inserire la dicitura “Spettabile”, che compare sulla prima riga della parte riservata alla descrizione del destinatario nelle bolle (reso, c/lavoro); se vi sono dei fornitori con una ragione sociale molto lunga, pero', si puo' anche usare questo campo per inserire parte di essa.
Rag. soc./ nome
Questo campo e' riservato alla ragione sociale della ditta (o al cognome e nome se trattasi di persona fisica); il programma gestisce un indice di ricerc basato su questo campo e in tutte le occasioni in cui deve essere imputato un codice fornitore, questo campo fornisce la descrizione associata. Se vengono inseriti cognome e nome (il cognome prima), e' bene che essi siano separati da una virgola, in modo tale che il programma che stampa gli ALLEGATI FORNITORI possa usufruire di questa distinzione per stampare i due dati nei campi rispettivi del modulo di stampa; naturalmente questa avvertenza (della virgola) e' importante solo qualora l' utente disponga del modulo “Contabilita'” e voglia stampare egli stesso i propri allegati per la dichiarazione annuale dell' IVA. Se non si utilizza la virgola separatrice fra cognome e nome si avra' il contenuto del campo in esame nella colonna dell' allegato intestata con la dicitura: “Denominazione o Ragione Sociale ovvero Cognome”.
Via e n. civico
Qui deve essere inserita la prima parte dell' indirizzo del fornitore, ossia la VIA e il NUMERO CIVICO.
CAP/comune
Questo campo ospita la seconda parte dell' indirizzo, ossia il CAP, il comune e la provincia. quest' ultima deve essere inserita fra parentesi tonde, ”(” e ”)”. (in tal modo il programma che stampa l' allegato IVA di fine anno puo' ricavarla e stamparla ove previsto dal modulo).
Provincia
In questo campo e' possibile inserire la provincia del fornitore: e' inutile farlo comunque se essa e' stata gia' specificata (ed e' meglio che lo sia) a livello del campo “CAP/comune”. L' unico programma che utilizza questo dato e' quello che stampa gli allegati clienti/fornitori: se infatti non riesce ad individuare un codice provincia fra parentesi tonde nell' indirizzo, allora stampa quanto viene qui specificato.
Tipo
Si inserisce in questo campo il riferimento ad un eventuale fornitore Europeo, Extraeuropeo o in Blacklist, tale campo viene utilizzato per gli ALLEGATI DI FINE ANNO e per la dichiarazione mensile o trimestrale dell' INTRA.
Codice Banca
Se e' stata codificata una tabella delle banche, in questo campo puo' essere inserito un codice previsto da tale tabella; Il tasto <F3> consente la selezione interattiva del codice da inserire. Se anche la codifica delle banche nella apposita tabella appare un lavoro eccessivo, e' possibile inserire direttamente a fondo della scheda fornitore il codice IBAN per esteso, sara' poi compito del programma collegargli un codice e inserirlo nell'apposita tabella.
Cod. Fiscale
Si inserisce il codice fiscale del fornitore, se c'e'.
Codice Pagamento
Si inserisce il codice di pagamento abituale del fornitore; questo campo non e' obbligatorio e un codice puo' anche essere inserito successivamente o comunque variato; in fase di registrazione fatture fornitori, il codice inserito compare automaticamente a video, per la fattura che si sta registrando; l' operatore, pero', puo' ancora modificarlo o cancellarlo “localmente” e la modifica resta valida solo per quello specifico documento o ordine. Il tasto <F3> consente la selezione interattiva del codice da inserire. NOTA: nel campo (cp1) viene inserito il codice di pagamento mentre sotto, nel campo (cp2) viene inserita la descrizione del pagamento che è stato selezionato.
Allegato fine anno
Si inserisce “S” se il fornitore deve comparire in stampa dell' allegato nella dichiarazione IVA di fine anno.
Stato Giuridico
Si immette “F” o “G”, secondo che il fornitore a video sia una persona fisica o una persona giuridica; il valore specificato in questo campo ha importanza per quanto riguarda la stampa dell' allegato fornitori di fine anno; il programma stampa una “X” in corrispondenza della casella denominata “PF”, se in questo campo si inserisce “F”. Inoltre, il programma separa cognome e nome (o tenta di farlo) utilizzando la virgola, solo se e' inserita, appunto, la “F” indicante le persone fisiche.
Sconto
E' possibile inserire una percentuale di sconto concessa normalmente dal fornitore.
Ritenuta d'acconto
In questo campo viene definita la percentuale ritenuta d'acconto, in caso di sia, per il fornitore specifico.
Porto [F/A/D]
Viene inserita la lettera che identifica il tipo di porto del fornitore. Franco (F) = pagamento del trasporto a carico del mittente; Assegnato (A) = pagamento del trasporto a carico del destinatario; Franco con Addebito (D) = pagamento del trasporto con addebito in fattura.
Conto costo
Permette di inserire un conto di costo del piano dei conti collegato al fornitore.
Trasp. a mezzo Viene inserita la lettera che identifica il tipo di trasporto del fornitore. Mittente [M] = il trasporto viene effettuato da chi vende, Destinatario [D] = il trasporto viene effettuato da chi acquista, Vettore [V] = il trasporto viene delegato ad una terza parte.
Conto patrimoniale
Permette di inserire un conto di patrimoniale del piano dei conti collegato al fornitore.
Cod.divisa ordini
Viene utilizzato per specificare un eventuale divisa, diversa da EUR, in caso di ordini a fornitori ExtraCEE.
Cod. Categ.
Viene selezionato, tramite tasto funzione <F3>, una categoria specifica per il fornitore (es. Az. di Servizi, Az. di Editoria, ecc.), tale scelta e' possibile solo se e' stata compilata preventivamente la “TABELLA CATEGORIE”.
Certificato
Si inserisce “S” se il fornitore necessita di un cerficato specifico.
Cod. Agente
E' possibile associare un codice agente ad un fornitore, inserendolo in questo campo; naturalmente deve prima essere codificata l' anagrafica agenti; tale codice puo' essere comunque specificato anche in un tempo successivo a quello dell' inserimento del fornitore in anagrafica, cosi' come puo' essere variato o cancellato in qualsiasi momento. Nella registrazione degli ordini fornitori, selezionando un codice fornitore comparira' a video anche il codice agente associato, e tale codice potra' essere poi confermato, variato o cancellato dall' operatore. I tasti <F1><F2> e<F3> consentono la selezione interattiva in fase di inserimento di questo codice.
Obblig. Lotti
Si inserisce “S” se il fornitore vende il materiale rispettando dei lotti particolari e questi sono obbligatori per una gestione adeguata del magazzino.
Cod.IVA
In tale campo tramite la selezione del tasto funzionale <F3> e' possibile collegare ad ogni fornitore un Codice Iva appropriato.
Telefono
Si puo' inserire il numero di telefono del fornitore.
Lett./Intento .. del
Tale campo viene utilizzato per inserire il numero e la data della lettere di intento associata a fornitori con codici iva particolari per le esenzioni.
Fax
Si puo' inserire il numero di fax del fornitore.
IBAN
Rispettando la definizione dei campi (Paese/Check, Cin, ABI, CAB, CC) e' possibile inserire l'IBAN del fornitore, senza doverlo andare ad inserire a mano nella “Tabella Banche”.
Note
Questo campo puo' contenere delle annotazioni “libere”, che l' utente ritiene opportuno.
Memo
Tramite il tasto funzionale <F1> si puo' avere la possibilita' di collegare al fornitore fino a due Memo dove andare a segnare eventuali annotazioni.
Albo
In caso di Liberi Professionisti e' possibile inserire il numero di Albo a cui sono iscritti.
Cliente
Tale campo serve solitamente per i Fornitori in Reverse Charge. Tali fornitori, per una gestione ottimale della contabilita', necessita di essere colletati ad un Cliente Fittizio per la registrazione dell'IVA Vendite che serve ad azzerare l'IVA Acquisti.
I tasti funzione abilitati nel programma di gestione anagrafico fornitori sono:
< Pgdn >
Fa comparire il fornitore seguente del display.
< Pgup >
Fa comparire il fornitore precedente.
< Home >
Compare il primo fornitore dell' archivio.
< Ins >
Serve per inserire un nuovo fornitore in archivio; questa procedura di inserimento e' standard: la videata viene “ripulita” e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove l' utente inserisce, appunto, il codice del fornitore in questione; premendo “Invio”,”Freccia Giu” o “Freccia Destra”, poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti,descritti in precedenza; inserito il valore che si desidera per l' ultimo campo (annotazioni), comparira' il messaggio: “SEGUE NUOVO CODICE FORNITORE ?” L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore “al di fuori”della cornice contenente i dati del fornitore,(premendo ad esempio “Freccia Su” o “Freccia Indietro” sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda: “SEGUE NUOVO CODICE FORNITORE ?” In questo caso l' utente puo' premere “N” ed in tal modo i dati del fornitore che stava inserendo restano a video; quindi premendo il tasto <Canc> o <Del> e' possibile seguitare la fase di inserimento dati relativi al fornitore in esame.
< Del > < Cancel >
Modifica della videata; se a video sono visualizzati i dati di un fornitore, allora il cursore “entra” nella cornice che contiene tali dati; l' utente allora seleziona il campo che desidera modificare, mediante i tasti direzionali, e vi inserisce il dato desiderato. Il codice del fornitore non puo' essere modificato (in tale caso il fornitore stesso deve essere cancellato e reinserito). E' bene in ogni caso evitare di cancellare fornitori dall' archivio se i relativi codici sono stati gia' usati in qualche registrazione, perche' qualche programma potrebbe “andare in errore” non trovando il dato relativo ad un dato codice, usato in precedenza e poi cancellato. La fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore “al di fuori” della cornice della videata.
< Help >
Premendo “H” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;
< F2 >
Cancellazione codice fornitore: con questo tasto compare in basso a sinistra un riquadro, in cui l' utente deve inserire il codice del fornitore da cancellare; premendo allora <Esc>, non si cancella alcun dato. E' fortemente sconsigliabile cancellare un fornitore il cui codice e' gia' stato usato in qualche occasione, come gia' detto relativamente alla funzione di modifica.
< F10 >
Consente la ricerca interattiva, mediante un campo che compare in basso a sinistra nel video, del fornitore che si desidera visualizzare; Questo tipo di ricerca avviene mediante il campo codice; sono utilizzabili i soliti tasti <F1>, <F2> e <F3>.
< F6 >
Attiva una procedura di stampa, ordinata per codice, di tutti i fornitori presenti in archivio.
< F7 >
E' una funzione di ricerca analoga all' <F10>; essa pero' avviene in base alla ragione sociale dei fornitori.
< Esc >
Uscita dal display dell' anagrafico fornitori; si “ritorna” al menu' di gestione archivi di base.
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Successivo: Gestione del fido a cliente
Livello superiore: Codifica archivi di base