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E' il programma numero 1 del menu' “archivi di base”; deve essere utilizzato per codificare l' archivio dei clienti quando si utilizzi il modulo bolle e fatturazione o il modulo contabilita' o ancora il modulo gestione ordini clienti; per quanto riguarda il modulo magazzino, il codice del cliente nella registrazione di carico/scarico merce non e' un dato obbligatorio e dunque l' utente puo' decidere se gestire o no queste anagrafiche.
DATI ANAGRAFICI & GESTIONALI
Codice ... Partita IVA ........... Codice Fiscale ..................
Spett./Egr.: ...... Tipo anagr: .....................
Rag. Soc./Nome(1) ........................ (2)..............................
Via/N. Civico (1) ........................ (2)..............................
CAP/Comune/Pr (1) ........................ (2)..............................
Provincia ... Nazione ...... Cod. Zona .... .................
Nome Breve ............. Cod. Alternativo ................
Tipo cliente [Invio=Italia,1=CEE,
2=ExtraCEE,B=Blacklist]: ................. Codice Pagamento (cp1)............
Va in Allegato fine Anno [S/N] .. (cp2) ............................
Stato Giuridico [F/G] .................... Sconto Abituale ..................
Ritenuta d'acconto [S/N] ................. Codice Agente ... %prov. ........
Consenso privacy firmato [S/N] ........... Codice Banca .....................
Invia fatture/ddt x EMail [S/N] .......... Nr.Listino[da 1 a 6] ... C.IVA ...
Web ..
Telefono: ................................ Fax: .............................
Note: ..............................................................................
<F1> Memo ................................ Cliente operativo[Invio=Si,N=No]..
Figura 01. Videata del programma di gestione anagrafico clienti
La videata principale del programma in esame e' riportata in figura 01; in essa compaiono i seguenti campi:
Codice
In questo campo, l' utente deve inserire il codice che contraddistingue il cliente, in fase di inserimento; possono essere inseriti caratteri alfabetici e cifre; il codice del cliente non puo' essere modificato una volta che esso e' stato inserito.
Partita IVA
Si inserisce la partita IVA del cliente, se c'e'.
Codice Fiscale
Si inserisce il codice fiscale del cliente, se c'e'.
Spett./Egr.
In questo campo si puo' inserire la dicitura “Spettabile”, che compare sulla prima riga della parte riservata alla descrizione del destinatario nelle bolle e nelle fatture; se vi sono dei clienti con una ragione sociale molto lunga, pero', si puo' anche usare questo campo per inserire parte di essa. NOTA: solitamente nei documenti viene già inserita la dicitura SPETTABILE senza la necessità di compilare tale campo.
Rag. Soc./Nome
Questo campo e' riservato alla ragione sociale del cliente; (o al cognome e nome se trattasi di persona fisica); il programma gestisce un indice di ricerca basato su questo campo e in tutte le occasioni in cui deve essere imputato un codice cliente questo campo fornisce la descrizione associata. Se vengono inseriti cognome e nome (il cognome prima), e' bene che essi siano separati da una virgola, in modo tale che il programma che stampa gli ALLEGATI CLIENTI possa usufruire di questa distinzione per stampare i due dati nei campi rispettivi del modulo di stampa; naturalmente questa avvertenza (della virgola) e' importante solo qualora l' utente disponga del modulo “Contabilita'” e voglia stampare egli stesso i propri allegati per la dichiarazione annuale dell' IVA. Se non si utilizza la virgola separatrice fra cognome e nome si avra' il contenuto del campo in esame nella colonna dell' allegato intestata con la dicitura: “Denominazione o Ragione Sociale ovvero Cognome”. NOTA: tale campo è spezzato in due campi distinti (1) e (2) che usufruiscono entrambi di 30 caratteri, si consiglia di dividere un eventuale nome di società nel seguente modo: (1) DITTA TAL DEI TALI SNC, (2) DI ROSSI & C., di modo che nella stampa del documento i dati anagrafici vengano riportati su due righe diverse nel modo appropriato.
Via/N. Civico
Qui deve essere inserita la prima parte dell' indirizzo del cliente, ossia la VIA e il NUMERO CIVICO. NOTA: tale campo è spezzato in due campi distinti (1) e (2) che usufruiscono entrambi di 30 caratteri.
CAP/Comune/Pr
Questo campo ospita la seconda parte dell' indirizzo, ossia il CAP, il comune e la provincia. quest' ultima deve essere inserita fra parentesi tonde, ”(” e ”)”. (in tal modo il programma che stampa l' allegato clienti di fine anno puo' ricavarla e stamparla ove previsto dal modulo). NOTA: tale campo è spezzato in due campi distinti (1) e (2) che usufruiscono entrambi di 30 caratteri.
Provincia
In questo campo e' possibile inserire la provincia del cliente; e' inutile farlo comunque se essa e' stata gia' specificata (ed e' meglio che lo sia) a livello del campo “CAP/Comune/Pr”. L' unico programma che utilizza questo dato e' quello che stampa gli allegati clienti/fornitori: se infatti non riesce ad individuare un codice provincia fra parentesi tonde nell' indirizzo, allora stampa quanto viene qui specificato.
Tipo cliente
Si inserisce in questo campo il riferimento ad un eventuale cliente Europeo, Extraeuropeo o in Blacklist, tale campo viene utilizzato per gli ALLEGATI DI FINE ANNO e per la dichiarazione mensile o trimestrale dell' INTRA.
Codice Pagamento
Si inserisce il codice di pagamento abituale del cliente; questo campo non e' obbligatorio e un codice puo' anche essere inserito successivamente o comunque variato; in fase di registrazione fatture o ordini clienti, il codice inserito compare automaticamente a video, per la fattura o l' ordine che si sta registrando; l' operatore, pero', puo' ancora modificarlo o cancellarlo “localmente” e la modifica resta valida solo per quello specifico documento o ordine. Il tasto <F3> consente la selezione interattiva del codice da inserire. NOTA: nel campo (cp1) viene inserito il codice di pagamento mentre sotto, nel campo (cp2) viene inserita la descrizione del pagamento che è stato selezionato.
Va in allegato fine anno
Si inserisce “S” se il cliente deve comparire nella stampa dell' allegato clienti della dichiarazione IVA di fine anno.
Stato Giuridico
Si inserisce “F” o “G”, secondo che il cliente a video sia una persona fisica o una persona giuridica; il valore specificato in questo campo ha importanza per quanto riguarda la stampa dell' allegato clienti di fine anno; il programma stampa una “X” in corrispondenza della casella denominata “PF”, se in questo campo si inserisce “F”. Inoltre, il programma separa cognome e nome (o tenta di farlo) utilizzando la virgola, solo se e' inserita, appunto, la “F” indicante le persone fisiche.
Sconto abituale
E' possibile inserire una percentuale di sconto concessa normalmente al cliente; registrando poi un ordine per tale cliente o emettendo una fattura, tale sconto comparira' a video in modo automatico per quella fattura o quell' ordine e l' operatore potra' poi variarlo o cancellarlo. E' bene tenere presente che una percentule di sconto e' anche associabile a ciascun articolo venduto: se vengono associati sconti sia ai clienti che agli articoli, negli ordini e nelle fatture tali sconti si sommeranno.
Ritenuta d'acconto
Si inserisce “S” se il cliente è soggetto a ritenuta d'acconto.
Codice Agente
E' possibile associare un codice agente ad un cliente, inserendolo in questo campo; naturalmente deve prima essere codificata l' anagrafica agenti; tale codice puo' essere comunque specificato anche in un tempo successivo a quello dell' inserimento del cliente in anagrafica, cosi' come puo' essere variato o cancellato in qualsiasi momento. Nella registrazione degli ordini clienti e delle fatture, selezionando un codice cliente comparira' a video anche il codice agente associato, e tale codice potra' essere poi confermato, variato o cancellato dall' operatore. I tasti <F1><F2> e<F3> consentono la selezione interattiva in fase di inserimento di questo codice.
%prov.
In questo campo viene definita la percentuale di provvigione collegata all'agente selezionato per il cliente specifico.
Consenso privacy firmato
Si inserisce “S” se il cliente ha firmato il documento per il consenso alla privacy dei suoi dati.
Codice Banca
Se e' stata codificata una tabella delle banche, in questo campo puo' essere inserito un codice previsto da tale tabella; comparira' poi automaticamente nelle fatture e negli ordini insieme al cliente e sara' ancora passibile di modifica, come descritto, ad esempio, per il codice di pagamento; Il tasto <F3> consente la selezione interattiva del codice da inserire. Il programma necessita di associare una banca ad un cliente solo nella fase di stampa delle ricevute bancarie; quindi se l' utente non desidera stampare tali documenti, puo evitare di codificare le banche dei clienti e specificare i codici - banca in questo campo. Se anche la codifica delle banche nella apposita tabella appare un lavoro eccessivo, e' possibile anche specificare la banca del cliente nel campo “Annotazioni” del cliente stesso: il programma di stampa delle ricevute bancarie e' infatti in grado di accedere a tale dato.
Invia fatture/ddt x EMail
Si inserisce “S” se il cliente ha richiesto l'invio delle fatture/ddt via EMail. Tale campo e' collegato al pacchetto Friend “Generazione EMail Documenti Friend” che permette di lanciare l'invio di più fatture contemporaneamene.
Numero listino
Siccome a ciascun articolo e' possibile associare 6 diversi prezzi di vendita (corrispondenti quindi a 6 listini), in questo campo si specifica, per ciascun cliente, qual' e' il prezzo valido, da applicare in fase di fatturazione (se non viene specificato un altro prezzo sul momento o con un altro criterio); Chiaramente e' possibile inserire un numero da 1 a 6; se non viene assegnato nessuno di questi numeri e il campo resta vuoto, il programma lo considera “1”; vedere il paragrafo sulla codifica dell' anagrafico articoli nel presente capitolo e quello sulla gestione dei listini nella parte di manuale relativa al modulo “Fatturazione”.
C.IVA
In tale campo tramite la selezione del tasto funzionale <F3> e' possibile collegare ad ogni Cliente un Codice Iva appropriato. Tale codice avrà la precedenza su eventuali codici iva inseriti negli articoli.
Telefono
Si puo' inserire il numero di telefono del cliente.
Fax
Si puo' inserire il numero di fax del cliente.
Note
Questo campo puo' contenere delle annotazioni “libere”, che l' utente ritiene opportuno; un frequente tipo di utilizzo e' quello di specificare il nome della banca di appoggio del cliente, in modo tale che il programma di stampa delle ricevute bancarie, se utilizzato, possa ricavare di qui tale dato.
Memo
Tramite il tasto funzionale <F1> si puo' avere la possibilita' di collegare al cliente fino a due Memo dove andare a segnare eventuali annotazioni.
Cliente Operativo
Si inserisce “N” se il cliente non è più operativo.
I tasti funzione abilitati nel programma in esame sono:
< Pgdn >
Fa comparire il cliente seguente del display.
< Pgup >
Fa comparire il cliente precedente.
< Home >
Compare il primo cliente dell' archivio.
< Ins >
Serve per inserire un nuovo cliente nell' archivio; questa procedura di inserimento e' standard: la videata viene “ripulita” e il cursore si posiziona in corrispondenza del campo “codice”, ove l' utente inserisce, appunto, il codice del cliente in questione; premendo “Invio” , “Freccia Giu” o “Freccia Destra”, poi, il cursore si spostera' nei campi seguenti,descritti in precedenza; inserito il valore che si desidera per l' ultimo campo (annotazioni), comparira' il messaggio: “SEGUE NUOVO CODICE CLIENTE ?” L' utente premera' “S” in caso affermativo e “N” altrimenti e la procedura si comportera' di conseguenza. Se nella fase di inserimento l' utente, per sbaglio, dirige il cursore “al di fuori” della cornice contenente i dati del cliente, (premendo ad esempio “Freccia Su” o “Freccia Indietro” sulla prima riga in alto o sul campo codice), compare subito la domanda: “SEGUE NUOVO CODICE CLIENTE ?” In questo caso l' utente puo' premere “N” ed in tal modo i dati del cliente che stava inserendo rimangono a video; allora premendo il tasto <Canc> o <Del> e' possibile seguitare la fase di inserimento dati relativi al cliente in esame.
< Del > < Cancel >
Modifica della videata; se a video sono visualizzati i dati di un cliente, allora il cursore “entra” nella cornice che racchiude tali dati; l' utente allora seleziona il campo che desidera modificare, mediante i tasti direzionali, e vi inserisce il dato desiderato. Il codice del cliente non puo' essere modificato (in questo caso il cliente stesso deve essere cancellato e reinserito) E' bene in ogni caso evitare di cancellare dei clienti dall' archivio se i relativi codici sono stati gia' usati in qualche registrazione,perche' qualche programma potrebbe “andare in errore” non trovando il dato relativo ad un dato codice, usato in precedenza e poi cancellato. La fase di modifica termina quando l' utente dirige il cursore “al di fuori” della cornice della videata.
< Help >
Premendo “H” compare a video una videata di “help”, ossia riassuntiva dei tasti funzione correntemente attivi;
< F2 >
Cancellazione codice cliente: premendo questo tasto compare in basso a sinistra un riquadro, in cui l' utente deve inserire il codice del cliente da cancellare; premendo allora <Esc>, non si cancella alcun dato. E' fortemente sconsigliabile cancellare un cliente il cui codice e' gia' stato usato in qualche occasione, come gia' detto relativamente alla funzione di modifica.
< Esc >
Uscita dal display dell' anagrafico clienti; si “ritorna” al menu' di gestione “Archivi di Base”.
< F10 >
Consente la ricerca interattiva, mediante un campo che compare in basso a sinistra nel video, del cliente che si desidera visualizzare; Questo tipo di ricerca avviene mediante il campo codice; sono utilizzabili i soliti tasti <F1>, <F2> e <F3>.
< F6 >
Attiva una procedura di stampa, ordinata per codice, di tutti i clienti presenti in archivio.
< F7 >
E' una funzione di ricerca analoga all' <F10>; essa pero' avviene in base alla ragione sociale dei clienti.
Precedente: Introduzione a codifica archivi di base
Successivo: Codifica archivio fornitori
Livello superiore: Codifica archivi di base